De beheerder kan instellen wat gebruikers kunnen binnen het programma:
Autorisaties bepalen tot welke onderdelen van het programma een gebruiker toegang heeft.
Rechten bepalen de bevoegdheden van een gebruiker om records of assets te zien en/of te bewerken.
Autorisaties worden per gebruikersrol en dus niet per gebruiker vastgelegd. Ook de rechten leg je bij voorkeur per gebruikersrol vast, maar hier bestaat de mogelijkheid om extra rechten toe te kennen aan een individueel gebruikersaccount.
Autorisaties #
Bij het aanmaken of bewerken van een gebruikersrol kun je de autorisaties bepalen door deze aan of uit te vinken. In de lijst komen meer opties voor dan hieronder beschreven. Alle opties die niet genoemd worden zijn niet beschikbaar of niet relevant voor de gebruikers en dienen dus uitgevinkt te zijn.
| Autorisatie | Toelichting |
|---|---|
☐ Portaal | De startpagina. Zorg ervoor dat iedere gebruikersrol hiervoor is geautoriseerd. |
☐ Portaal/Memorix Handleiding | De Memorix Maior Wiki. Zorg ervoor dat iedere gebruikersrol hiervoor is geautoriseerd, zodat ze de informatiepagina’s op de wiki kunnen raadplegen. |
☐ Collectiebeheer | Overkoepelende toegang voor de functionaliteiten in Collectiebeheer. Gebruikers die geautoriseerd moeten worden voor een of meer van deze functionaliteiten, moeten ook geautoriseerd worden voor de overkoepelende toegang. Dat zijn alle gebruikers die beschrijvingen moeten kunnen zien en/of bewerken. |
☐ Collectiebeheer/Verzamelingen | De records. Iedereen die toegang heeft tot (een deel van) de collectieregistratie moet hiervoor geautoriseerd zijn. |
☐ Collectiebeheer/Selecties | Beheerpagina voor selecties. Alleen degene die bevoegd is om nieuwe selecties aan te maken krijgt deze autorisatie. Vaak is dit de beheerder, conservator of een andere centrale rol. |
☐ Collectiebeheer/Thema’s | Pagina voor het bekijken en beheren van thema’s. Een gebruiker met toegang tot de thema’s heeft altijd zowel de rechten om thema’s te bekijken en om thema’s aan te maken of te verwijderen. |
☐ Collectiebeheer/Invoerbeheer | Overkoepelende toegang voor de functionaliteiten onder Invoerbeheer. Gebruikers die geautoriseerd moeten worden voor een of meer van deze functionaliteiten, moeten ook geautoriseerd worden voor de overkoepelende toegang. |
☐ Collectiebeheer/Invoerbeheer/Invoerlijsten | Beheerpagina van de invoerlijsten. Dit zijn de vaste keuzelijst zoals gebruikt bij onder andere het type afmetingen, de eenheden, publicatietype en type beeldmateriaal. Alleen degene die bevoegd is om deze lijsten aan te passen krijgt deze autorisatie. Vaak is dit de beheerder, conservator of een andere centrale rol. |
☐ Collectiebeheer/Invoerbeheer/Import | De importtool. Bij het importeren van externe data voor het aanvullen op updaten van de collectieregistratie in Memorix Maior zit een ongeluk in een klein hoekje. Alleen degene die bevoegd is om imports uit te voeren krijgt deze autorisatie. Vaak is dit de beheerder, conservator of een andere centrale rol. |
☐ Collectiebeheer/Invoerbeheer/Export | De exporttool. Exports (als CSV-, XML- of HTML-bestand) kan worden ingezet voor rapportages en analyses of het opschonen en verrijken van je collectiedata. Alleen degene die bevoegd is om exports uit te voeren krijgt deze autorisatie. Vaak is dit de beheerder, conservator of een andere centrale rol. |
☐ Collectiebeheer/Invoerbeheer/Training | Beheerpagina van de trainingsomgeving. Voor het aanmaken van de trainingsomgeving (indien deze nog niet bestaat), of voor het maken van een nieuwe kopie. Alleen degene die bevoegd is om de trainingsomgeving te beheren krijgt deze autorisatie. Vaak is dit de beheerder, conservator of een andere centrale rol. |
☐ Collectiebeheer/Invoerbeheer/XSLT | Beheerpagina voor stylesheets. Degene die geautoriseerd is voor deze pagina kan nieuwe stylesheets uploaden; deze kunnen worden gebruikt in de exporttool om een bepaalde vormgeving mee te geven aan een XML-export. Let op: degene die geautoriseerd is voor deze pagina kan ook stylesheets verwijderen. |
☐ DAM | Overkoepelende toegang voor de DAM. Gebruikers die geautoriseerd moeten worden voor een of meer van de functionaliteiten van de DAM, moeten ook geautoriseerd worden voor de overkoepelende toegang. |
☐ DAM/Verkenner | De verkenner van de DAM. Dit is de pagina waarop de mappen en bestanden geraadpleegd en beheerd kunnen worden. Autoriseer alleen gebruikers die bevoegd zijn om afbeeldingen in de DAM te uploaden, verplaatsen en/of verwijderen. |
☐ DAM/Zoeken | De zoekpagina van de DAM. Hier kunnen bestanden in de verkenner en in de prullenbak worden doorzocht, geopend en verwijderd. Alleen gebruikers die hiertoe bevoegd zijn krijgen deze autorisatie. |
☐ DAM/Prullenbak | De prullenbak van de DAM. Hier kunnen verwijderde bestanden worden hersteld of definitief worden verwijderd. Alleen gebruikers die hiertoe bevoegd zijn krijgen deze autorisatie. |
☐ DAM/DAM Statistics | Een statistiekpagina met inzichten over de gebruikte opslag. Over het algemeen is deze pagina alleen relevant voor de beheerder, conservator of een andere centrale rol. Er kunnen echter geen bewerkingen worden uitgevoerd op de bestanden in de DAM. |
☐ Gebruikersbeheer | Overkoepelende toegang voor het onderdeel Gebruikersbeheer. Hoewel de profielpagina onder dit onderdeel valt, is deze ook te benaderen door te klikken op de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek. Autoriseer alleen gebruikers die bevoegd zijn om gebruikers aan te maken, te bewerken of te verwijderen. Of bevoegd zijn om gebruikersrollen en -rechten te beheren. |
☐ Gebruikersbeheer/Start | Startpagina voor het onderdeel Gebruikersbeheer. Autoriseer alleen gebruikers die bevoegd zijn om gebruikers aan te maken, te bewerken en te verwijderen. Of bevoegd zijn om gebruikersrollen en -rechten te beheren. |
☐ Gebruikersbeheer/Gebruikers | Beheerpagina voor gebruikersaccounts. Autoriseer alleen degene die bevoegd is om gebruikers aan te maken, te bewerken en te verwijderen. |
☐ Gebruikersbeheer/Rollen | Beheerpagina voor gebruikersrollen. Autoriseer alleen degene die bevoegd is om gebruikersrollen aan te maken, te bewerken en te verwijderen. |
☐ Gebruikersbeheer/Profiel | Overkoepelende toegang voor het eigen gebruikersprofiel. Autoriseer alle gebruikers hiertoe, om ze in staat te stellen hun eigen inlognaam, wachtwoord en e-mailadres te laten wijzigen. |
☐ Gebruikersbeheer/Profiel/Uw profiel | Het eigen gebruikersprofiel. Autoriseer alle gebruikers hiertoe, om ze in staat te stellen hun eigen inlognaam, wachtwoord en e-mailadres te laten wijzigen. |
☐ Gebruikersbeheer/Profiel/Bewerk | De bewerkingspagina van het eigen gebruikersprofiel. Autoriseer alle gebruikers hiertoe, om ze in staat te stellen hun eigen inlognaam, wachtwoord en e-mailadres te laten wijzigen. |
☐ Gebruikersbeheer/Permissions | Overkoepelende toegang voor gebruikersrechten. Autoriseer alleen degene die bevoegd is om gebruikersrollen of individuele gebruikers bepaalde rechten te verlenen. |
☐ Gebruikersbeheer/Permissions/Entity permissions | Beheerpagina voor entiteitsrechten. Autoriseer alleen degene die bevoegd is om gebruikersrollen of individuele gebruikers rechten te verlenen op entiteitniveau. |
☐ Gebruikersbeheer/Permissions/Selection permissions | Beheerpagina voor selectierechten. Autoriseer alleen degene die bevoegd is om gebruikersrollen of individuele gebruikers rechten te verlenen op selectieniveau. |
☐ Gebruikersbeheer/Permissions/Form permissions | Beheerpagina voor formulierrechten. Autoriseer alleen degene die bevoegd is om gebruikersrollen of individuele gebruikers rechten te verlenen op formulierniveau. |
Rechten #
Rechten worden toegekend op drie niveaus: entiteiten, selecties en formulieren.
Om een gebruikersaccount toegang te geven tot records, moet deze rechten hebben voor de entiteit en/of de selectie waar de records zich in bevinden. Om de records te mogen bewerken, moet de gebruiker ook rechten hebben voor het formulier dat bij de betreffende entiteit hoort.
Deze rechten kunnen worden toegekend voor een gebruikersrol, waarmee ieder gebruiksaccount met deze rol automatisch deze rechten toegekend krijgt. Je kunt er ook voor kiezen om een specifiek gebruikersaccount bepaalde rechten toe te kennen.
Let op: rechten kunnen alleen worden toegekend door gebruikersaccounts die hiervoor de juiste autorisatie(s) hebben.
Entiteitrechten #
- Ga via de startpagina van Memorix Maior naar “Gebruikersbeheer”
- Bovenaan de pagina zie je vijf tabbladen. Klik op het tabblad “Rechten” om deze te openen.
- Klik op het eerste icoon: “Entiteitrechten”.
- Druk op de knop linksboven de tabel om een nieuw recht toe te voegen.
- Selecteer in het veld “Entiteit*” de entiteit waarvoor je rechten wil toekennen.
- Selecteer in het veld “Rol” de gebruikersrol waaraan je rechten wil toekennen.
Wil je rechten toekennen aan een individuele gebruiker? Selecteer dan het vakje achter “Gebruikersrechten” en selecteer in het veld “Gebruiker” de betreffende gebruiker. - Vink de bevoegdheden aan die je deze gebruikersrol of gebruiker voor deze entiteit wil toekennen. Zie de tabel onder dit stappenplan voor een toelichting op de verschillende bevoegdheden.
- Druk op de knop “Opslaan” om de entiteitrechten toe te kennen aan de rol of de gebruiker.
| Bevoegdheid | Gebruikers met deze rol mogen… |
|---|---|
Mag aanmaken | nieuwe records aanmaken. |
Mag aanpassen | bestaande records bewerken. |
Mag verwijderen | bestaande records verwijderen. |
Mag bulkinvoer | records in bulk wijzigen. |
Mag auteursrechten | Deze functionaliteit wordt momenteel niet gebruikt in onze versie van Memorix Maior. |
Mag entiteit bekijken | records bekijken. Dit betreft de resultatenpagina en niet het openen van de formulieren van de records. |
Mag gekoppelde assets bijwerken | bewerkingen uitvoeren op bestanden die aan de records zijn gekoppeld. |
Mag assets downloaden | bestanden die aan de records zijn gekoppeld downloaden. |
Allowed to export | records exporteren. Dit betreft de exportknop in de resultatenweergave. Dat is een andere functionaliteit dan de exporttool in het onderdeel Invoerbeheer. |
Selectierechten #
- Ga via de startpagina van Memorix Maior naar “Gebruikersbeheer”
- Bovenaan de pagina zie je vijf tabbladen. Klik op het tabblad “Rechten” om deze te openen.
- Klik op het tweede icoon: “Selectierechten”.
- Druk op de knop linksboven de tabel om een nieuw recht toe te voegen.
- Selecteer in het veld “Selectie*” de selectie waarvoor je rechten wil toekennen.
- Selecteer in het veld “Rol” de gebruikersrol waaraan je rechten wil toekennen.
Wil je rechten toekennen aan een individuele gebruiker? Selecteer dan het vakje achter “Gebruikersrechten” en selecteer in het veld “Gebruiker” de betreffende gebruiker. - Vink de bevoegdheden aan die je deze gebruikersrol of gebruiker voor deze selectie wil toekennen. Zie de tabel onder dit stappenplan voor een toelichting op de verschillende bevoegdheden.
- Druk op de knop “Opslaan” om de selectierechten toe te kennen aan de rol of de gebruiker.
| Bevoegdheid | Gebruikers met deze rol mogen… |
|---|---|
Mag aanmaken | nieuwe records aanmaken. |
Mag aanpassen | bestaande records bewerken. |
Mag verwijderen | bestaande records verwijderen. |
Mag bulkinvoer | records in bulk wijzigen. |
Mag auteursrechten | Deze functionaliteit wordt momenteel niet gebruikt in onze versie van Memorix Maior. |
Mag gekoppelde assets bijwerken | bewerkingen uitvoeren op bestanden die aan de records zijn gekoppeld. |
Mag assets downloaden | bestanden die aan de records zijn gekoppeld downloaden. |
Allowed to export | records exporteren. Dit betreft de exportknop in de resultatenweergave. Dat is een andere functionaliteit dan de exporttool in het onderdeel Invoerbeheer. |
Formulierrechten #
- Ga via de startpagina van Memorix Maior naar “Gebruikersbeheer”
- Bovenaan de pagina zie je vijf tabbladen. Klik op het tabblad “Rechten” om deze te openen.
- Klik op het derde icoon: “Formulierrechten”.
- Druk op de knop linksboven de tabel om een nieuw recht toe te voegen.
- Selecteer in het veld “Entiteit*” de entiteit waarvoor je rechten wil toekennen.
- Bij “Deelformulier” selecteer je “hoofdformulier”. Hiermee geef je rechet voor het basisformulier en het verkorte formulier. Wil je alleen rechten geven voor het verkorte formulier? Kies dan “Verkort formulier”
- Selecteer in het veld “Rol” de gebruikersrol waarvan je rechten wil toekennen.
Wil je rechten toekennen aan een individuele gebruiker? Selecteer dan het vakje achter “Gebruikersrechten” en selecteer in het veld “Gebruiker” het betreffende account. - Druk op de knop “Opslaan” om de formulierrechten toe te kennen aan de rol of de gebruiker.