Informatiebijeenkomst 23 januari

Dat kan zeker. We focussen ons nu eerst op de huidige gebruikers van Memorix Maior, zodat we zo kort mogelijk twee systemen in de lucht moeten houden. Vervolgens kunnen andere organisaties ook aansluiten.

Er worden meerdere trainingen door het jaar heen gegeven. Je kunt ervoor kiezen om deze eerder te volgen. Het is wel zaak dat je vrij snel na de training aan de slag kunt in het nieuwe systeem, zodat de opgedane kennis niet wegzakt. Het is in ieder geval belangrijk om voor de import deelgenomen te hebben.

Het heeft natuurlijk even tijd nodig om je collega’s wegwijs te maken. Daar zal Erfgoed Gelderland wel handvatten voor bieden. Hier wordt in de presentatie nog verdere toelichting bij gegeven. [Ga direct naar deze toelichting]

Bij migratie van Adlib naar Memorix Maior migreerde informatie van een groot aantal velden naar een kleiner aantal. Bij de migratie van Memorix naar Kleksi gaan we juist naar meer velden. Dat maakt het overzetten gemakkelijker. Tijdens de migratie kan Erfgoed Gelderland een kleine opschoonslag maken door informatie uit 1 veld over meerdere velden te verdelen indien nodig, en door inconsistenties m.b.t. hoofdlettergebruik of enkelvoud/meervoud te corrigeren. Andere opschoningen zullen beter uitgevoerd kunnen worden na de migratie. Hier zullen we in 2027 ook extra veel aandacht aan besteden.

Dat zal in de pilots nog nader uitgevogeld moeten worden. We verwachten nu dat deze doorlooptijd zo’n anderhalve maand zal zijn, maar dit kan verschillen per organisatie. Het is niet zo dat de deelnemers zelf die hele periode bezig zullen zijn voor de overstap. De presentatie over het proces en de planning bevat ook een lijst met acties die van de deelnemers worden verwacht.
[Ga direct naar dit onderdeel in de video]

Dat kan gewoon. Aan het begin van de stop maken wij een export uit Memorix en die zal gebruikt worden voor de import in KLEKSI. Alle wijzigingen die na die export plaatsvinden zullen dus niet meer meegenomen worden. Ook na de export is de informatie nog wel aanwezig en dus raadpleegbaar in Memorix. De omgeving in Memorix zal na het controleren van de import niet direct gesloten worden. Het is echter niet de bedoeling dat er dan nog gewerkt wordt in Memorix.

Daar hebben we nog geen antwoord op. We zoeken het uit en komen er later op terug. We zijn van plan om voor redirects op bestaande URLs te zorgen.

Er zal een gezamenlijke demo-omgeving beschikbaar zijn. Daar kan in het systeem geoefend worden. Dat is echter niet hetzelfde als de trainingsomgeving bij Memorix waar het een kopie van je eigen database was. De gezamenlijke omgeving is gedeeld met andere deelnemers. Omdat de formulieren per organisatie kunnen afwijken, zullen de formulieren in de demo-omgeving waarschijnlijk wat uitgebreider zijn dan in de eigen omgeving.

Er worden [op het moment van de bijeenkomst] nog enkele doorontwikkelingen aan het systeem gedaan op ons verzoek. Zodra deze worden opgeleverd, zullen wij een demo-omgeving beschikbaar stellen.

Dat is inderdaad een vergelijkbaar begrip. Het gaat om het geheel aan invoervelden dat voor een bepaald type object beschikbaar zijn.

Erfgoed Gelderland stelt een breed basisformulier op, onder andere op basis van de invulboeken van Move. Bij het maken van een mapping zal altijd aan het licht komen als bepaalde informatie geen geschikt veld kent. Het zou kunnen dat er nog velden bijgemaakt worden die we in het basisaanbod niet hadden voorzien. Het is wel belangrijk om wildgroei te voorkomen, met oog op standaardisering.

Parallel aan de overstap naar KLEKSI, loopt ook een overstap naar een nieuwe website. Het collectieregistratiesysteem en de website zullen in de nieuwe situatie minder verweven zitten dan nu het geval is. Wat dit betekent voor de API’s die nu worden gebruikt zal verder worden besproken bij een informatiesessie over de nieuwe website.

In de vernieuwde Museumnorm is als norm opgenomen dat het museum de uitgangspunten van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed onderschrijft en werkt conform deze richtlijnen. Het nieuwe systeem voldoet aan de technische standaarden die in dit kader voorgeschreven worden. Dat was helaas (nog) niet het geval bij Memorix.

Om de effectiviteit van het overstapproces te bewaken willen we werken met trainingen voor een of twee personen per organisatie, bij voorkeur de beoogde beheerders of de medewerkers die er het meest in werken. Na de overstap zullen wel doorlopend opfristrainingen gegeven worden. Ook zullen de video-instructies gebruikers helpen om het nieuwe systeem te leren kennen.

Invoervelden en invoervakken hebben geen limiet aan het aantal karakters dat kan worden ingevoerd. Het kan wel een goed idee zijn om hier binnen de eigen organisatie afspraken over te maken, om te voorkomen dat het hele lange verhalen worden.

Erfgoed Gelderland zal werken aan handvatten voor de trainers per organisatie, zodat niet iedere organisatie zelf dit materiaal hoeft op te stellen.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de licenties die Erfgoed Gelderland gaat aanbieden en die andere gebruikers van KLEKSI ter beschikking hebben. Qua functionaliteiten wordt dus niet afgeweken. Over inhoudelijke onderwerpen, zoals welke informatie er in welk invoerveld thuishoort, zullen wel door Erfgoed Gelderland worden gedocumenteerd.

Erfgoed Gelderland moet nog nadere afspraken maken over de OCR functionaliteit binnen KLEKSI, dus meer informatie hierover volgt later.

Je kunt altijd opschalen. Als je de licentie Conservator Cloud wil uitbreiden naar de licentie Collections Cloud, dan kun je dit aangeven bij Erfgoed Gelderland. Extra opslagkosten en gebruikersaccount kun je zonder tussenkomst opschalen. Hier vertelt Maurice tijdens de demo meer over.
[Ga direct naar dit deel van de demo]

Alle informatie wordt rondgestuurd naar de musea en de contactpersoon bij dat musea voor CollectieGelderland. Waar extra informatie of advies gewenst is, staat Erfgoed Gelderland ter beschikking.

Nee, hierin zit geen verschil tussen de licenties.

Voor Memorix Maior via Erfgoed Gelderland betaalde iedere deelnemer jaarlijks €400,-. De basislicentie zonder extra’s is €360,- en is dus zelfs voordeliger. Organisaties die meer opslag of accounts nodig hebben, betalen daar wel extra voor. Zo wordt voorkomen dat de kleine organisaties meebetalen voor de grotere organisaties.

Je kunt zelf gebruikersrollen configureren. Een gebruiker die alleen kan lezen en niet kan bewerken zou zo’n rol kunnen zijn. Deze rol moet worden toegekend aan een gebruikersaccount, dus telt ook mee voor het aantal gebruikersaccounts.

Een adminaccount kan nieuwe gebruikers aanmaken en rollen beheren. Overige beheerrechten kunnen ook worden toegekend aan een regulier gebruikersaccount.

Er is onlangs besloten dat ook de basislicenties toegang zullen krijgen tot de bulkwijzigingsfunctie, maar wel met een gebruikslimiet. Deze beperking geldt voor de uitgebreide licentie niet.

Ja, er zijn geen extra kosten om jouw collectie te publiceren op CollectieGelderland.nl

Nee, de opslag die in de licentiekosten worden genoemd betreft alleen de originele bestanden. Er wordt automatisch 10% aan opslag voor gegenereerde bestanden meegerekend zonder extra kosten.

Ja, je kunt de informatie rechtstreeks vanuit KLEKSI ophalen voor presentatie op de eigen website of op zaal.

Nog niet, maar de ontwikkelaars zijn erover na aan het denken hoe ze dit effectief zouden kunnen realiseren. Er zijn al voorbereidingen getroffen en het staat op de roadmap, maar het is nu nog niet beschikbaar.

In de meeste gevallen voert de registrator zelf het objectnummer in. Er bestaat wel een autonummering veld dat hiervoor ingezet zou kunnen worden, als dat past bij jouw werkwijze. De waarde van de objectnummers moeten uniek zijn. Ook verschillende objecttypes kunnen niet hetzelfde nummer toegewezen krijgen.

Op dit moment wordt de schrijfwijze uit de externe thesaurus niet overgenomen. KLEKSI werkt wel aan een autocomplete veld die wel een soortgelijke werking zou krijgen. Ook wordt er nagedacht over een AI-functionaliteit om snel inconsistenties op te sporen en gelijk te trekken.

Hoot maakt gebruik van een API van ChatGPT, dus dit dataverkeer verloopt ook extern. KLEKSI heeft daarom nog niet veel zicht op het daadwerkelijke gebruik. Als de verrekende kosten een indicatie vormen, dan is deze nog vrij beperkt.

Dit is in KLEKSI de module Procedures. Deze is in de uitgebreide licentie altijd beschikbaar. Ook als je via Erfgoed Gelderland het programma afneemt.

Als uzelf iets constateert in het programma, kun je een foutmelding aanmaken in het programma en verzenden naar de ontwikkelaars. Soms zal het systeem zelf de fout constateren en u automatisch vragen een toelichting te verzenden aan de ontwikkelaars. Ook op de achtergrond constateert het systeem soms zelf fouten die direct aan de ontwikkelaars worden gemeld. Al deze meldingen worden zo snel mogelijk opgepakt. Normaalgesproken gebeurt dit binnen een tot twee weken. KLEKSI is ook telefonisch en per e-mail benaderbaar, maar voor gebruikersvragen zal Erfgoed Gelderland als eerstelijns ondersteuning voor u klaar staan.

Nee, de kunt in KLEKSI alleen bestanden uit de DAM vanuit het objectformulier koppelen. Niet andersom.

Bij schrijf- of grammaticafouten leest Hoot er gewoon overheen en zal je vraag begrijpen.

Nee. CollectieGelderland.nl zal samengaan met de website van mijnGelderland en Verhaal van Gelderland. Om dat tot een goed geheel te brengen, wordt er met een afzonderlijk systeem gewerkt.

In principe wel, maar dit wordt afgeraden door Erfgoed Gelderland en de gegenereerde bestanden zijn niet centraal te beheren zoals de originelen in de DAM.

Naast Gelderland stapt ook Limburg momenteel over op KLEKSI. Hierin trekken we ook samen op. Verder zijn er nog geen provinciale platforms die deze overstap concreet van plan zijn. Standaardisering gaat ook niet zozeer om allemaal hetzelfde systeem gebruiken, maar wel volgens vaste afspraken werken. Hierover is via het Netwerk Digitaal Erfgoed veel overleg met de collega’s in andere provincies.

Er wordt gewerkt aan een nieuwe lay-out, waar ook gewisseld kan worden tussen lichte en donkere modus.

Zo’n widget is in feite een paar regels code. In dit geval drie regels code die je kunt gebruiken om de front-end van KLEKSI op jouw website op te nemen. Er is verder niets voor nodig om dit te laten werken.

In de gezamenlijke Memorix Maior wordt momenteel nog geen gebruik gemaakt van PID’s. Als je vanuit een ander systeem overstapt waar wel al gebruik is gemaakt van PID’s, kunnen deze meeverhuist worden.

Er is geen automatische transcriptiefunctionaliteit. Welk kunnen we in het formulier een veld beschikbaar stellen om de transcriptie onder te brengen.

Erfgoed Gelderland probeert de deelnemers zoveel mogelijk te ontlasten. Er worden afspraken gemaakt en een of meerdere personen van de organisatie zullen de mapping en de import moeten testen. Daarnaast wordt er wel wat gevraagd met betrekking tot het trainen van je collega’s.