*Let op: in april worden pilots gehouden voor het migratietraject. Op basis van deze pilots kunnen er nog wijzigingen in het proces worden aangebracht.
Voor de start #
Op basis van de eerder doorgegeven voorkeuren krijg je van Erfgoed Gelderland een startdatum voor de migratie van je collectie van Memorix naar KLEKSI. Deze startdatum is de datum waarop we het startgesprek inplannen.
Mapping #
Erfgoed Gelderland maakt een voorlopige mapping, waarbij de velden die jullie nu in Memorix gebruiken gematcht worden aan de velden die je in KLEKSI gaat gebruiken. Jullie bekijken alvast de vooraf opgestelde standaard objectformulieren, om te kijken of er aanvullende velden zijn die nu niet in Memorix beschikbaar zijn die jullie graag willen gaan gebruiken.
Voorbeeldrecords opstellen #
Om straks de controle van de import te kunnen doen, maak je alvast voorbeeldrecords. Beschrijf per objecttype een of twee records in Memorix zo volledig mogelijk, waarbij je alle velden vult die je normaliter in Memorix gebruikt. Deze records gebruik je later om te controleren of de informatie naar de juiste velden in KLEKSI gemigreerd is.
DAM (re)organiseren #
Omdat we helaas niet alle mappen in de DAM in een keer kunnen exporteren, vragen we je om de afbeeldingen in de DAM te verplaatsen naar de root map. Desgewenst kun je aan de hand van enkele hoofdmappen, zonder submappen, gebruiken om enige ordening in stand te houden. We verzoeken om maximaal tien hoofdmappen te hanteren. Hoe je dit aanpakt kun je lezen op deze pagina.
Startgesprek #
In het online startgesprek bespreken we de door jullie gekozen opties voor de licentie en het aantal gebruikers. Zo zorgen we ervoor dat je de voor jouw organisatie meest voordelige optie gaat gebruiken. Ook bespreken we het voorstel voor de mapping dat Erfgoed Gelderland gemaakt heeft en de aanvullende velden en objecttypes die jullie willen gaan gebruiken.
Dit is een go/no go-moment. Als jullie akkoord zijn met de mapping, gaan we door met de volgende stap. Zijn er nog onderdelen in de mapping die volgens jullie niet kloppen? Dan passen we de mapping aan, en leggen deze nog eens aan jullie voor ter akkoord.
We maken een planning en geven jullie een definitieve datum voor een werkstop. Vanaf die datum mag er niet meer gewerkt worden in Memorix. Je kunt Memorix nog wel ter inzage raadplegen in deze periode.
Migratie #
Erfgoed Gelderland richt volgens de door jullie doorgegeven wensen een omgeving in KLEKSI voor jullie in. Erfgoed Gelderland maakt een export van de gegevens in Memorix en importeert deze volgens de vastgestelde mapping naar KLEKSI. Wijzigingen kunnen in deze periode niet meer gedaan worden in Memorix, maar het systeem blijft wel beschikbaar ter inzage. Erfgoed Gelderland kan waar nodig kleine opschoonacties doen, zoals het standaardiseren van hoofdlettergebruik.
We proberen deze periode zo kort mogelijk te houden om de hinder voor jullie reguliere werkzaamheden te beperken. We streven naar een maximale duur van twee weken.
Vóór het einde van de werkstop volgen een of twee personen binnen je organisatie een KLEKSI-training bij Erfgoed Gelderland. Erfgoed Gelderland levert documentatie mee na afloop van de training waarmee je je collega’s kunt instrueren.
Controle #
Als de import voltooid is, krijg je van Erfgoed Gelderland toegang tot de nieuwe omgeving in KLEKSI. Je controleert met een steekproef of de informatie in Memorix op de juiste manier naar KLEKSI geïmporteerd is. Hiervoor gebruik je onder andere de voorbeeldrecords die je al gemaakt hebt. Open het record in Memorix en open het record in KLEKSI in twee vensters. Bekijk of de informatie goed overgezet is en of je afwijkingen ziet. Doe dit voor een aantal verschillende records in verschillende objecttypes.
Dit is een go/no go-moment. Vind je afwijkingen? Koppel dit dan terug naar Erfgoed Gelderland. Erfgoed Gelderland doet dan indien nodig de import opnieuw, jullie doen daarna opnieuw de controle. Vind je geen afwijkingen? Dan wordt de migratie als voltooid beschouwd.
Aan de slag #
Jullie zijn definitief overgestapt naar KLEKSI en gaan hier ook in werken. De gebruikers die de training bij Erfgoed Gelderland gevolgd hebben instrueren andere medewerkers of vrijwilligers in het gebruik van het systeem. Je kunt ook je beroep doen op documentatie van KLEKSI zelf, of van Erfgoed Gelderland.
Check-in #
Een paar maanden na voltooiing van de migratie nemen we contact met jullie op. Hoe gaat het werken in KLEKSI? Lopen jullie nog ergens tegenaan?
Vanaf 2027 verzorgen we weer doorlopende opfristrainingen. Ook besteden we dan extra aandacht aan het verder opschonen van je collectiedata in KLEKSI.