Basistraining KLEKSI

Let op: deze pagina wordt nog aangevuld.

Inloggen #

De homepage #

De homepage van KLEKSI wordt momenteel ingericht. Het idee is dat hier een dashboard met statistieken over de collectie ontstaat. De huidige weergave is slechts een mockup.

> Linksboven vinden we de menuknop (de drie horizontale streepjes; het hamburgermenu). Hiermee kun je het navigatiemenu uitvouwen. Dit menu blijft op iedere pagina in beeld. Net als de knoppen rechtsboven.
> De wereldbol is voor het wijzigen van de systeemtaal. Hiermee vertaal je de inhoud van je eigen beschrijvingen natuurlijk niet.
> De tweede knop (zonnetje / maantje) schakelt de interface tussen lichte en donkere modus. In donkere modus ziet deze knop eruit als een zonnetje, in de lichte modus als een maantje.
> De derde knop is om te synchroniseren. Mocht iets niet goed laden, kun je hiermee de applicatie verversen.
> De laatste knop ‘Hoot’ is de AI-helpdesk.

Hoot #

Ben je even vergeten hoe’t moet? Vraag het aan Hoot!
Dit is een chatbot die is getraind op de documentatie van de software. Je kunt je vragen in gewone taal stellen en indien beschikbaar in de documentatie krijg je een instructie terug.

Objecten #

We staan allereerst stil bij de objectenbeheer. Dit is het onderdeel waarmee de meeste medewerkers het vaakst zullen werken. Hier kan per collectiestuk een record aangemaakt worden.

Dit record bevat naar gelang welk objecttype wordt gekozen een bepaalde samenstelling velden om het collectiestuk te beschrijven. Er zijn verschillende type velden om verschillende vormen van informatie goed vast te leggen.

Naast het aanmaken, bewerken en verwijderen van records, gebruik je het onderdeel Objectenbeheer ook voor het raadplegen van de collectie. We staan daarom ook stil bij zoeken en filteren, en bij het aanpassen van de weergave.

Nieuw object aanmaken #

1. Knop | Druk op de [+]-knop naast de zoekbalk
2. Objecttype | In het pop-up venster kies je een objecttype: dit bepaalt welk formulier gebruikt wordt om het object te beschrijven. Het objecttype kun je achteraf niet wijzigen!
3. Titel | Voer optioneel een titel in voor het object
4. Collectie(s) | Kies optioneel een of meerdere (sub)collectie(s) waar het object toe behoort
5. Hoofdobject | Kies eventueel een hoofdobject: indien het om een subrecord gaat. Dit is bij de meeste collecties zelden het geval.
6. Nog een | Selecteer desgewenst of je na het opslaan direct nog een object wil aanmaken. Vink je deze aan, dan krijg je hetzelfde pop-up venster opnieuw. Laat je hem uitgevinkt, dan opent het bewerkingsformulier van het nieuwe record.
7. Opslaan | Bevestig het aanmaken van het object met de knop Opslaan.

Bestaand object bewerken #

Klik op het potloodje om het bewerkingsformulier van een collectiestuk te openen. We lopen alle onderdelen van de bewerkingspagina na.

1. Dit is het navigatiepad. Mocht het object een ander record als hoofdobject hebben, dan zie je dit in dit pad terug. Het huisje brengt je terug naar de algemene objectenpagina.
2. In deze ovale vorm staat het objecttype van dit record beschreven. Bijvoorbeeld Beeldmateriaal, Publicaties, Archeologie of Objecten.
3. Met deze twee knoppen kun je een deel van het scherm in- en uitschakelen. Het linker schermdeel is het objectformulier en het rechter schermdeel toont de collecties, media etc. Op kleinere schermen kan het fijner zijn om een helft even te verbergen zodat er meer ruimte is voor het formulier.
4. De knop in de vorm van een slotje schakelt een alleen-lezen modus in. Deze kun je inschakelen als je het objectformulier wil raadplegen, maar niet per ongeluk wijzigingen wil aanbrengen.
5. De knop in het vorm van een oog toont de zichtbaarheid. Deze bepaalt of het object wel of niet te zien is in de frontend en meekomt in de dataset naar buiten.
6. De laatste knop in de hoofdbalk (drie puntjes, ofwel het kebab-menu) huisvest drie opties:
– Voorbeeld van het object tonen (zoals deze er in de frontend uit komt te zien)
– Object toevoegen aan een lijst (later in de training meer over lijsten)
– Object verwijderen

Het rechter schermdeel bevat verschillende onderdelen:

Het linker schermdeel van de pagina bevat het beschrijvingsformulier, bestaande uit de registratievelden (of: invoervelden). We gaan in deze training niet in op de “semantiek” van deze velden (welke informatie hoort in welk veld). Daarentegen lopen we welk langs de verschillende veldtypes om te laten zien hoe ze werken.

Veldtypes in KLEKSI
zie: https://erfgoedgelderland.nl/handleidingen/veldtypes-in-kleksi/

Veldopties #

1. Termen beheren: Via de eerste knop open je een pop-up venster waarmee je een term uit het Termennetwerk kunt koppelen. Zorg ervoor dat er nog geen waarde is ingevoerd in het veld als je de voorkeursnaam uit de termenbron wil overnemen.
2. Zichtbaarheid: Je kunt niet alleen per record, maar ook per veld bepalen of ze wel of niet zichtbaar zijn voor publiek. Een deel van de velden zal altijd uitgesloten zijn van publicatie. Denk bijvoorbeeld aan informatie rondom verwerving of verzekering.
3. Dupliceren: Indien dit voor het betreffende veld is ingeschakeld, kun je deze ook dupliceren.
Losse waardes voer je altijd in een apart veld in. In plaats van ‘glas;leer;hout’ in één veld in te voeren, maar je dus drie velden voor ‘glas’, ‘leer’ en ‘hout’.
Verwijder: Als je een gedupliceerd veld verwijdert, verdwijnt deze uit het formulier. Als je het enige voorkomen van een veld verwijdert, verwijder je alleen de waarde. Het veld blijft zichtbaar/beschikbaar.
4. Verander type: Indien dit voor het betreffende veld is ingeschakeld, kun je het veldtype veranderen. Bijvoorbeeld als je in plaats van een keuzelijst toch een keer een regulier tekstveld nodig hebt. Om vervuiling te voorkomen is deze optie vaak uitgeschakeld.
5. Versiebeheer: Bij versiebeheer kun je tot 3(?) maanden terug kijken welke waardes dit veld als inhoud heeft gehad. Je kunt ervoor kiezen om terug te gaan naar een eerdere waarde.

Zoeken & filteren #

1. Het klokje: opent een pop-up venster met recente zoekopdrachten. Je kunt hier zoekopdrachten ook opslaan als favoriet.
2. De trechter: opent een menu met beschikbare filters. Alle velden zijn beschikbaar als filter, maar ook gegevens als aanmaakdatum, bewerkingsdatum, collectie, gekoppelde media, zichtbaarheid en publieksinformatie. Je kunt door het menu zoeken door te typen, of door te scrollen met muiswiel, pijltjestoetsen of de scrollbalk.
3. De zoekbalk: deze kun je gebruiken voor een open zoekopdracht; Klik op de zoekbalk en begin met typen, of gebruik de sneltoets: Ctrl+k.
4. Zoekopdracht opslaan als lijst: Met deze knop kun je je huidige zoekopdracht en filtering opslaan als een dynamische lijst. Later in deze training worden lijsten verder toegelicht.

Weergave aanpassen #

Lijsten #

Lijsten zijn de equivalent van selecties, zoals we deze kennen in Memorix Maior.
KLEKSI kent echter twee type lijsten:
1. Statische lijsten komen overeen met de selecties in Memorix. Je moet records handmatig in- of uit de lijst plaatsen.
2. Dynamische lijsten bevatten automatische alle records die voldoen aan bepaalde voorwaarden. Deze vult zichzelf dus vanzelf aan.

1. Lijst aanmaken: Bij het aanmaken van een nieuwe lijst, geef je de lijst een naam en kies je met de “schakelaar” of het een dynamische of een statische lijst is. Bij een dynamische lijst zul je vervolgens een bepaalde filtering moeten invoeren en opslaan.
2. Lijst raadplegen: Vanuit het lijstenoverzicht kun je de records in een lijst raadplegen. Je krijgt dan een weergave vergelijkbaar met die van het objectenoverzicht, maar dan alleen met de records uit de lijst.
3. Menu openen: Als je in het lijstenoverzicht in de tabel op de drie puntjes (het kebabmenu) drukt, krijg je verschillende opties.

Extra menu

Filemanager #

In de Filemanager worden de bestanden centraal beheerd. Het lijkt op de DAM in Memorix, of de Verkenner of Finder op jouw computer.

Bestanden en mappen beheren #

Bestanden en mappen uploaden

Klik op de plusknop om mappen of bestanden te uploaden. Dit kan op drie manieren:

1. Slepen | Bestand vanuit computermap slepen naar het pop-up venster in KLEKSI. Dit kan je één voor één doen, maar je kan ook meerdere afbeeldingen selecteren en ze samen verslepen. Klik op ‘Start upload’ om de afbeeldingen te uploaden.

2. Bestanden selecteren | Knop “Selecteer bestanden” >> Zoek in de Verkenner/Finder van jouw computer en selecteer de betreffende bestanden

3. Map toevoegen | Knop “Selecteer folder” >> Zoek in de Verkenner/Finder van jouw computer en selecteer de betreffende mappen

Bestanden en mappen verplaatsen
Rechtermuisknop op de map of het bestand geeft een menu met de optie ‘Verplaatsen’. Selecteer de (sub)map waar je de afbeelding wil onderbrengen. Let op, dit is dus niet via het ‘kebabmenu’.

Bestanden en mappen hernoemen
Het hernoemen van een map of bestand kan op twee manieren:
1. Rechtermuisknop >> Knop ‘Hernoemen’
2. Optiemenu achter het bestand of de map (de drie puntjes, ofwel het kebabmenu) >> Knop ‘Hernoemen’

Bestanden en mappen verwijderen
Druk op het prullenbakje in de rij van het bestand of de map die je wil verwijderen. Je krijgt een bevestigingsscherm waarin je wordt gevraagd de bestands- of mapnaam in te voeren ter bevestiging.
Bestanden zijn na dertig dagen definitief verwijderd. Het verwijderen van een bestand uit de Filemanager, verwijdert niet automatisch gegenereerde afbeeldingen bij objecten.

Bestand raadplegen
Klik met de linkermuisknop op het bestand.
Rechts opent een voorweergave. Deze kun je vergroten in de rechter bovenhoek.
Onder de afbeelding vind je metadata:
– Bestandsgrootte
– Uploaddatum
– Laatste wijzigingsdatum
– Locatie binnen de filemanager

Collecties #

Anders dan in Memorix zijn deelcollecties geen regulier invoerveld, maar werken ze als een soort labels. Die labels kunnen hiërarchisch worden aangemaakt.
De ene collectie kan dus een subcollectie zijn van de andere.

1. (Sub)collecties aanmaken: Je kunt vervolgens een naam invoeren en desgewenst een hoofdcollectie (waar de nieuwe collectie een subcollectie van is).
2. Objecten in een collectie raadplegen: Met deze knop open je een overzicht van alle objecten binnen de betreffende collectie. Dit overzicht is in feite het reguliere objectenoverzicht, maar met de filtering op de collectie reeds toegepast.
3. Collecties bewerken: Het bewerken van een collectie (via het potloodje) omvat: Hernoemen, Aanmerken als subcollectie van een andere collectie en subcollecties van deze collectie aanmaken.
4. Collecties verwijderen: Je kunt bestaande collecties ook verwijderen. Als er records gekoppeld zijn aan deze collectie, worden de records zelf niet verwijderd. Net als bij het verwijderen van objecten of mediabestanden, krijg je altijd een waarschuwingsvenster met de vraag om de naam over te typen voordat je het onderdeel daadwerkelijk verwijdert.

Subcollecties
Subcollecties vind je terug op de beheerpagina van de hoofdcollectie. Het aanmaken, bewerken en verwijderen van subcollecties werkt hetzelfde als voor hoofdcollecties. Je kunt subcollecties ook laten weergeven op de pagina met hoofdcollecties. Is deze optie uitgeschakeld, dan zie je de subcollecties alleen als je de hoofdcollectie bewerkt… … of als filter wanneer je de objecten in een collectie raadpleegt.

Keuzelijsten #

De keuzelijsten zijn een soort trefwoordenlijsten die je zelf kunt beheren. Die trefwoorden zijn in KLEKSI allemaal een eigen record.
Je kunt dus meer vastleggen dan alleen het naampje van een trefwoord. Zo kun je een keuzelijst bijvoorbeeld ook gebruiken voor Personen en Organisaties, waarbij namen, datums en adres kunnen worden vastgelegd.
Ook kun je een trefwoord verbinden met het Termennetwerk. Iedere keer als je vanuit een object een waarde uit de keuzelijst kiest, heb je dan ook de koppeling met het Termennetwerk.

Neem contact op met Erfgoed Gelderland voor:
> Het in gebruik nemen van een nieuwe keuzelijst
> Het verwijderen van een bestaande keuzelijst
> Het wijzigen van de structuur van records in een keuzelijst

Inhoud van een keuzelijst beheren
Open de inhoud van de keuzelijst. Het aanmaken en beheren van deze records, komt overeen met die van de objecten. Iets wat alleen bij de records in de keuzelijst kan, is het benoemen van termen. Zo kun je bijvoorbeeld expliciet aangeven dat de term in jouw keuzelijst overeenkomst met die van een externe keuzelijst.
(predicaat = sdo:sameAs | term = URI uit terminologiebron)

Bulkwijzigingen #

Bulkwijzigingen uitvoeren
Bulkwijzigingen verlopen in drie stappen:
1. Selectie: Met zoekopdrachten, filters of op basis van lijsten selecteer je eerst de records waarover je de wijziging wil uitvoeren.
2. Operatie: In het tweede onderdeel selecteer je de velden waarover je een wijziging wil uitvoeren. Per veld geef je aan welke bewerking je wil doen. Dit is altijd een “vervang”-actie (huidige waarde vervangen door nieuwe invoer) of “zoek en vervang”-actie (deel van de huidige waarde vervangen door nieuwe invoer)
3. Overzicht: Op de derde pagina krijg je een overzicht met het aantal objecten dat in de bewerking wordt meegenomen en een overzicht van de operaties die je gaat uitvoeren.
Klik daar op de knop Uitvoeren om de bulkbewerking te starten.

Bulkwijzigingen overzicht
Op de overzichtspagina kun je zien welke bulkbewerkingen er de laatste tijd zijn uitgevoerd. Je kunt de bulkbewerking nader bekijken.
Op die detailpagina vind je ook een knop om de bulkbewerking ongedaan te maken.

Hulptools #

Op iedere pagina is ook een hulptour beschikbaar.

In de blauw/paarse titelbalk op iedere pagina staat de naam van het onderdeel van de applicatie waar je je bevindt.
Achter die naam staat een knop in de vorm van drie puntjes (een kebabmenu). Hier vind je de optie om een hulptour te starten. Het programma leidt je vervolgens stap voor stap langs de verschillende onderdelen van het scherm dat je voor je hebt.

Binnenkort: instructievideo’s CollectieGelderland – Erfgoed Gelderland werkt aan instructievideo’s voor het werken met KLEKSI. Deze komen in de loop van dit jaar beschikbaar.

Gebruikers & Rollen #

In de gebruikersbeheer kunnen Beheerders nieuwe gebruikersaccounts aanmaken. Met de plusknop maak je een nieuwe gebruiker aan. Met het potloodje kun je een bestaande gebruiker bewerken.

Bewerken
Op de bewerkingspagina van een gebruiker kun je bijvoorbeeld het wachtwoord resetten. Je kunt hier ook gebruikers op non-actief zetten en vervolgens desgewenst verwijderen.

Rollen
Beheerders kunnen verschillende rollen aanmaken, waarmee ze de autorisaties van gebruikers kunnen bepalen. Een gebruiker kan meerdere rollen hebben. Daarbij geldt dat wat de ene rol toestaat gaat boven wat de andere rol verbiedt.

Per rol kun je verschillende onderdelen van de applicatie open/uit zetten. Ook per onderwerp (groep velden), collectie en binnenkort ook keuzelijsten kun je lees- of schrijfrechten toekennen.
Schrijfrechten houdt in dat de gebruiker wijzigingen mag aanbrengen. Bij leesrechten kan de gebruiker het onderdeel alleen raadplegen.

Uitloggen #

Onderaan het menu staat jouw account (e-mailadres) vermeld. Druk op de drie puntjes om de optie uitlogknop weer te geven. Klik op de knop om je account af te melden.