Invoerinstructie Bibliotheek

Objectnummer #

Een uniek nummer dat de publicatie identificeert.

Invoerinstructie
Niet alle instellingen kiezen ervoor om een uniek nummer toe te kennen aan een publicatie. Volg de werkwijze van jouw instelling. Wanneer in jouw instelling unieke nummers worden gebruikt, registreer het objectnummer dan zoals op de publicatie aangebracht.

Gebruik voorloopnullen om de records te kunnen ordenen op objectnummer. Het aantal voorloopnullen is afhankelijk van de omvang van de collectie. Houd er rekening mee dat je collectie in de loop van de tijd nog kan groeien.

Objectnummer oud #

Een oud of alternatief nummer dat de publicatie identificeert.

Invoerinstructie
Voer het oude of alternatieve nummer exact in zoals het eerder gebruikt werd. Op deze manier blijven verwijzingen in oude documenten naar het juiste object verwijzen. Het is daarom ook niet aan te raden om objectnummers te hergebruiken.

Collectienaam #

De naam van de specifieke collectie binnen de instelling waarvan de publicatie deel uitmaakt. Ook wel deelcollectie genoemd.

Invoerinstructie
Vul in dit veld de naam van de deelcollectie waartoe de publicatie behoort in. Controleer altijd eerst de aanvulbare keuzelijst om te kiezen uit een eerder ingevoerde waarde. Dit voorkomt afwijkende schrijfwijzen.

Een publicatie kan tot meerdere deelcollecties behoren. Voer extra deelcollecties altijd in een afzonderlijk veld in. Gebruik de knop om het veld te herhalen.

Laat het veld leeg als er in jouw instelling niet met deelcollecties gewerkt wordt.

Type publicatie #

De aanduiding van de specifieke soort van publicatie die je hier beschrijft.

Invoerinstructie
Kies uit de vaste keuzelijst de term die de publicatie het beste omschrijft.

Ontbreekt een term in de keuzelijst, dan kan de beheerder van jouw instelling of van Erfgoed Gelderland deze in overleg toevoegen.

Titel #

De titel van de publicatie die je in dit record beschrijft.

Invoerinstructie
Vul hier de titel in, inclusief ondertitel, zoals die vermeld wordt op de titelpagina of (in het geval van hoofdstukken, artikelen en documenten) bovenaan de publicatie. Indien geen titel aanwezig, ken dan een titel toe en zet deze tussen vierkante haken.

Auteur (veldgroep) #

Auteur #

Maker(s) van de publicatie, als het personen betreft.

Invoerinstructie
Gebruik een veldgroep per maker. Herhaal de veldgroep (inclusief “Rol”) aan de hand van de knop boven het veld.

De naam van de maker haal je op uit de entiteit Personen en Instellingen. Open het menu en vervolgens het selectievenster met de knop . In dit venster kun je de zoekbalk gebruiken om de entiteit Personen en Instellingen te doorzoeken. Heb je de juiste persoon gevonden, maak dan de koppeling door in de betreffende rij op “Kies” te drukken.

Is de naam nog niet in de lijst opgenomen, sluit dan het selectievenster en open opnieuw het menu , maar kies deze keer voor de knop . Er opent nu een venster waarmee je een persoon kan aanmaken in de entiteit Personen en Instellingen, zonder het invoerformulier van deze publicatie te verlaten. Scroll na het invullen van de persoonsgegevens naar onderen en druk op de knop “Opslaan”. De persoon wordt is nu aangemaakt en direct gekoppeld aan het veld Auteur.

Indien de auteur niet bekend is, laat je dit veld leeg.

Rol #

De functie of de rol van de persoon die de publicatie vervaardigde.

Invoerinstructie
Kies uit de vaste keuzelijst de term die de functie of rol het beste omschrijft.

Ontbreekt een term in de keuzelijst, dan kan de beheerder van jouw instelling of van Erfgoed Gelderland deze in overleg toevoegen.

Corporatieve auteur (veldgroep) #

Corporatieve auteur #

Maker(s) van de publicatie, als het organisaties betreft.

Invoerinstructie
Gebruik een veldgroep per organisatie. Herhaal de veldgroep (inclusief “Rol”) aan de hand van de knop boven het veld.

De naam van de organisatie haal je op uit de entiteit Personen en Instellingen. Open het menu en vervolgens het selectievenster met de knop . In dit venster kun je de zoekbalk gebruiken om de entiteit Personen en Instellingen te doorzoeken. Heb je de juiste persoon gevonden, maak dan de koppeling door in de betreffende rij op “Kies” te drukken.

Is de naam nog niet in de lijst opgenomen, sluit dan het selectievenster en open opnieuw het menu , maar kies deze keer voor de knop . Er opent nu een venster waarmee je een persoon kan aanmaken in de entiteit Personen en Instellingen, zonder het invoerformulier van deze publicatie te verlaten. Gebruik de officiële schrijfwijze van de betreffende organisatie. Scroll na het invullen van de persoonsgegevens naar onderen en druk op de knop “Opslaan”. De persoon wordt is nu aangemaakt en direct gekoppeld aan het veld Auteur.

Indien de auteur niet bekend is, laat je dit veld leeg.

Rol #

De functie of de rol van de organisatie die de publicatie vervaardigde.

Invoerinstructie
Kies uit de vaste keuzelijst de term die de functie of rol het beste omschrijft.

Ontbreekt een term in de keuzelijst, dan kan de beheerder van jouw instelling of van Erfgoed Gelderland deze in overleg toevoegen.

Beschrijving #

Een vrije beschrijving van de publicatie, die een toelichting geeft op de inhoud.

Invoerinstructie
Geef een publieksvriendelijke samenvatting van de inhoud van de publicatie. Eventueel kun je ook toelichten waarom de publicatie zich in de collectie bevindt.

Onderwerp #

Trefwoorden die betrekking hebben op het onderwerp van deze publicatie.

Invoerinstructie
Gebruik een afzonderlijk veld per trefwoord. Gebruik de knop om het veld te herhalen.

Vermijd trefwoorden die informatie uit andere invoervelden herhalen. Kies bij voorkeur uit de aanvulbare keuzelijst om een eerder gebruikte term te kiezen.

Staat de term niet in de lijst, dan kun je deze zelf invullen. Daarmee wordt de lijst automatisch aangevuld. Eventueel kun je binnen jouw organisatie afspreken wie er nieuwe termen mogen toevoegen.

Onderwerp (AAT) #

Trefwoorden die betrekking hebben op het onderwerp van deze publicatie, opgehaald uit de terminologiebron Art & Architecture Thesaurus.

Invoerinstructie
Door te typen in dit veld doorzoek je de Nederlandse vertaling van de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Het veld geeft suggesties die je vervolgens kunt selecteren om vast te leggen. Kies zoveel termen als nodig.

Het is niet nodig om termen die je vastlegt in dit veld ook vast te leggen in het veld “Onderwerp” of “Onderwerp (WO2)”. Gebruik bij voorkeur het veld “Onderwerp (AAT)” of “Onderwerp (WO2)” in plaats van “Onderwerp”.

Door gebruik te maken van termen uit de AAT, zet je een eerste stap naar linked data. Dit is de nieuwe standaard in de manier waarop online informatie gestructureerd wordt. Het maakt de informatie leesbaar voor mens en machine en helpt hierdoor om jouw collectie makkelijker te verbinden met collecties over de hele wereld.

Onderwerp (WO2) #

Trefwoorden die betrekking hebben op het onderwerp van deze publicatie, opgehaald uit de terminologiebron WO2-Thesaurus.

Invoerinstructie
Door te typen in dit veld doorzoek je de WO2-Thesaurus. Het veld geeft suggesties die je vervolgens kunt selecteren om vast te leggen. Kies zoveel termen als nodig.

Het is niet nodig om termen die je vastlegt in dit veld ook vast te leggen in het veld “Onderwerp” of “Onderwerp (WO2)”. Gebruik bij voorkeur het veld “Onderwerp (AAT)” of “Onderwerp (WO2)” in plaats van “Onderwerp”.

Door gebruik te maken van termen uit de AAT, zet je een eerste stap naar linked data. Dit is de nieuwe standaard in de manier waarop online informatie gestructureerd wordt. Het maakt de informatie leesbaar voor mens en machine en helpt hierdoor om jouw collectie makkelijker te verbinden met collecties over de hele wereld.

Deze terminologiebron staat onder redactie van het Nederlands Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies (NIOD).

Gerelateerde objecten (veldgroep) #

Gerelateerde objecten #

Verwijzing naar aan de publicatie gerelateerde objecten in de collectie van jouw organisatie.

Invoerinstructie
Je maakt een koppeling met een record uit de entiteit Objecten. Open het menu en vervolgens het selectievenster met de knop . In dit venster kun je de zoekbalk gebruiken om de entiteit Objecten te doorzoeken. Heb je het juiste object gevonden, maak dan de koppeling door in de betreffende rij op “Kies” te drukken.

Je kunt meerdere objecten koppelen door het veld te herhalen. Dat doe je aan de hand van de knop boven het veld.

Uitgever (veldgroep) #

Uitgever #

Uitgever(s) van de publicatie.

Invoerinstructie
Gebruik een veldgroep per uitgever. Herhaal de veldgroep (inclusief “Plaats van uitgave” en “Plaats van uitgave (alternatief)”) aan de hand van de knop boven het veld.

De naam van de uitgever haal je op uit de entiteit Personen en Instellingen. Open het menu en vervolgens het selectievenster met de knop . In dit venster kun je de zoekbalk gebruiken om de entiteit Personen en Instellingen te doorzoeken. Heb je de juiste persoon of organisatie gevonden, maak dan de koppeling door in de betreffende rij op “Kies” te drukken.

Is de naam nog niet in de lijst opgenomen, sluit dan het selectievenster en open opnieuw het menu , maar kies deze keer voor de knop . Er opent nu een venster waarmee je een persoon of organisatie kan aanmaken in de entiteit Personen en Instellingen, zonder het invoerformulier van deze publicatie te verlaten. Scroll na het invullen van de persoonsgegevens naar onderen en druk op de knop “Opslaan”. De persoon wordt is nu aangemaakt en direct gekoppeld aan het veld Uitgever.

Indien de uitgever niet bekend is, laat je dit veld leeg.

Plaats van uitgave #

Plaats waar de publicatie is uitgegeven.

Invoerinstructie
De plaats van uitgave haal je op uit de geografische database Geonames. Open het menu en vervolgens het selectievenster met de knop . In dit venster kun je de zoekbalk gebruiken om de database van Geonames te doorzoeken. Heb je de plaats gevonden, maak dan de koppeling door in de betreffende rij op “Kies” te drukken.

Indien de plaatsnaam niet voorkomt in de database, gebruik je het invoerveld “Plaats van uitgave (alternatief)”.

Indien de uitgever niet bekend is, laat je dit veld leeg.

Plaats van uitgave (alternatief) #

Plaats waar de publicatie is uitgegeven, indien deze niet in de geografische database Geonames voorkomt.

Invoerinstructie
Vul in dit veld de plaats waar de publicatie is uitgegeven in, als deze niet gekoppeld kan worden vanuit de geografische database Geonames in het veld “Plaats van uitgave”.

Jaar van uitgave #

Jaar waarin de publicatie is uitgegeven.

Invoerinstructie
Vul een enkel, geheel jaartal in van de betreffende editie. Het is niet mogelijk om dagen en maanden te noteren, of een oorspronkelijk publicatiejaar en het jaar van de heruitgave.

Jaargang #

Het nummer van de jaargang van het tijdschrift waarin de hier beschreven publicatie is verschenen.

Invoerinstructie
Vul het nummer in op de manier waarop dat in de publicatie zelf gedaan is.

Nummer #

Het nummer binnen de reeks of de jaargang van het tijdschrift waarin de hier beschreven publicatie is verschenen.

Invoerinstructie
Vul het nummer in op de manier waarop dat in de publicatie zelf gedaan is.

Aantal pagina’s #

Het aantal pagina’s dat de hier beschreven publicatie beslaat.

Invoerinstructie
Vul het aantal in in cijfers.

Paginering #

De paginanummers van de hier beschreven publicatie, wanneer deze deel uitmaakt van een boek of tijdschrift.

Invoerinstructie
Vermeld het nummer van de eerste en de laatste pagina, met ertussen een liggend streepje.

Taal #

De taal waarin de publicaties is geschreven.

Invoerinstructie
Selecteer een taal uit de vaste keuzelijst. Indien een publicatie in meerdere talen is geschreven, selecteer je hier de primaire taal.

Afmetingen (veldgroep) #

Afmeting type #

De dimensie van de afmeting.

Invoerinstructie
Gebruik een veldgroep per afmeting. Herhaal de veldgroep (inclusief “Waarde” en “Eenheid”) aan de hand van de knop boven het veld.

Kies uit de vaste keuzelijst de juiste dimensie.

Waarde #

De numerieke waarde van de afmeting.

Invoerinstructie
Wanneer een publicatie op meerdere manieren gemeten kan worden, bijvoorbeeld open en gesloten, kies dan in ieder geval voor het vastleggen van de grootste afmetingen. In het veld ‘Notitieveld afmetingen’ kan dan een toelichting gegeven worden.

Eenheid #

De eenheid van de afmeting.

Invoerinstructie
Kies uit de vaste keuzelijst de juiste dimensie. Gebruik een eenheid bij voorkeur pas als de waarde hoger is dan 1. Gebruik bijvoorbeeld 50 cm in plaats van 0,5 m.

Notitieveld afmetingen #

Aanvullende informatie m.b.t. de afmetingen van de publicatie.

Invoerinstructie
Geef de toelichting in korte, duidelijke zinnen. Zorg dat een opmerking over één van de afmetingen duidelijk verwijst naar de desbetreffende afmeting.

ISSN #

Het International Standard Serial Number dat aan de publicatie is toegekend.

Invoerinstructie
Vul het nummer in, inclusief de aanduiding ISSN.

ISBN #

Het International Standard Book Number dat aan de publicatie is toegekend.

Invoerinstructie
Vul het nummer in, inclusief de aanduiding ISBN.

Verworven van #

De naam van de persoon of de instelling van wie of waarvan de instelling de publicatie verwierf.

Invoerinstructie
De naam haal je op uit de entiteit Personen en Instellingen. Open het menu en vervolgens het selectievenster met de knop . In dit venster kun je de zoekbalk gebruiken om de entiteit Personen en Instellingen te doorzoeken. Heb je de juiste persoon of organisatie gevonden, maak dan de koppeling door in de betreffende rij op “Kies” te drukken.

Is de naam nog niet in de lijst opgenomen, sluit dan het selectievenster en open opnieuw het menu , maar kies deze keer voor de knop . Er opent nu een venster waarmee je een persoon of organisatie kan aanmaken in de entiteit Personen en Instellingen, zonder het invoerformulier van deze publicatie te verlaten. Scroll na het invullen van de persoonsgegevens naar onderen en druk op de knop “Opslaan”. De persoon wordt is nu aangemaakt en direct gekoppeld aan het veld Verworven van.

Indien deze informatie niet bekend is, laat je dit veld leeg.

Eigenaar #

De naam van de persoon of de instelling die eigenaar is van de publicatie, als dit niet de organisatie is die de collectie beheert.

Invoerinstructie
De naam haal je op uit de entiteit Personen en Instellingen. Open het menu en vervolgens het selectievenster met de knop . In dit venster kun je de zoekbalk gebruiken om de entiteit Personen en Instellingen te doorzoeken. Heb je de juiste persoon of organisatie gevonden, maak dan de koppeling door in de betreffende rij op “Kies” te drukken.

Is de naam nog niet in de lijst opgenomen, sluit dan het selectievenster en open opnieuw het menu , maar kies deze keer voor de knop . Er opent nu een venster waarmee je een persoon of organisatie kan aanmaken in de entiteit Personen en Instellingen, zonder het invoerformulier van deze publicatie te verlaten. Scroll na het invullen van de persoonsgegevens naar onderen en druk op de knop “Opslaan”. De persoon wordt is nu aangemaakt en direct gekoppeld aan het veld Eigenaar.

Verwervingsmethode #

De wijze waarop de publicatie in het bezit of onder het beheer van de instelling is gekomen.

Invoerinstructie
Kies uit de vaste keuzelijst de juiste term:

• aankoop
• bruikleen
• legaat
• museum (in opdracht van en in jouw instelling vervaardigd)
• onbekend
• opdracht (door derden in opdracht van jouw instelling vervaardigd)
• overdracht (overdracht van een andere organisatie)
• ruil
• schenking

Gebruik de term “onbekend” als er niet meer te achterhalen is hoe de publicatie verworven is. Wanneer je het op dit moment niet weet, maar het wellicht nog kan achterhalen, laat het veld dan nog leeg.

Verwervingsdatum #

De datum waarop de instelling de publicatie heeft verworven.

Invoerinstructie
Vul de datum zo precies mogelijk in, als volgt: dag, maand en jaar. Wanneer alleen jaar of jaar en maand bekend zijn, laat dan de velden dag en maand of dag leeg.

Notitieveld verwerving #

Aanvullende informatie m.b.t. de verwerving van de publicatie.

Invoerinstructie
Extra toelichting op de verwervingsinformatie of nadere bepalingen die bij de verwerving zijn
vastgelegd, kunnen hier benoemd worden. Geef de toelichting in korte, duidelijke zinnen.

Huidige standplaats #

De standplaats of locatie in de instelling, waarop de publicatie zich op dit moment bevindt.

Invoerinstructie
De standplaatsaanduiding moet voldoende gedetailleerd zijn om de publicatie nauwkeurig te lokaliseren en kan de vorm hebben van een hiërarchische structuur (bv. gebouw/ruimte/kast/plank) of een classificatie indien publicaties op grond daarvan gesorteerd staan.

Vaste standplaats #

De standplaats of locatie in de instelling, waar de publicatie zich bevindt wanneer het niet verplaatst of in bruikleen gegeven is.

Invoerinstructie
De standplaatsaanduiding moet voldoende gedetailleerd zijn om de publicatie nauwkeurig te lokaliseren. Maak gebruik van dezelfde hiërarchische structuur of een classificatie die ook voor het veld ‘Huidige standplaats’ gebruikt wordt.

Auteursrechten #

De auteursrechten die verbonden zijn aan de publicatie. Denk hierbij ook aan het auteursrecht van de fotograaf die de foto van de publicatie maakte.

Invoerinstructie
Kies een waarde uit de keuzelijst. Indien er meerdere auteursrechten van kracht zijn, kies dan de meest beperkende rechtenstatus.

De waarden in de keuzelijst bevatten altijd een kenmerk ‘wel tonen’ of ‘niet tonen’. Bij ‘wel tonen’ wordt het object gepubliceerd op CollectieGelderland.nl, in andere gevallen niet. Zie ook de informatiepagina Welke informatie wordt gepubliceerd op CollectieGelderland.nl?

Notitieveld auteursrechten #

Aanvullende informatie aangaande rechten die betrekking hebben op de publicatie.

Invoerinstructie
Geef de toelichting in korte, duidelijke zinnen.

Notitieveld 1 #

Aanvullende informatie m.b.t. de publicatie.

Invoerinstructie
Dit vrije tekstveld kan door de instelling gebruikt worden om gegevens, die niet passen in een van de andere velden, en die men toch wil vastleggen, op te nemen.

Maak binnen de organisatie afspraken over welke opmerkingen in Notitieveld 1 komen en welke in Notitieveld 2 komen.

Notitieveld 2 #

Aanvullende informatie m.b.t. de publicatie.

Invoerinstructie
Dit vrije tekstveld kan door de instelling gebruikt worden om gegevens, die niet passen in een van de andere velden, en die men toch wil vastleggen, op te nemen.

Maak binnen de organisatie afspraken over welke opmerkingen in Notitieveld 1 komen en welke in Notitieveld 2 komen.