De meeste organisaties werken met deelcollecties om objecten in hun verzameling de clusteren. Bijvoorbeeld op basis van het type object, het materiaalsoort, de regio van herkomst, de afdelingen binnen een organisatie, de verzamelaar of schenker die de stukken bijeen heeft gebracht, thema’s, periodes, gebruiksdoeleinden of eigendomsstatus.
Ook in je collectie-informatiesysteem kun je deze ordening aanhouden. Hiervoor kunnen in KLEKSI collecties en subcollecties aangemaakt worden. Je kunt een record toevoegen aan een of meerdere (sub)collecties. Op de objecten-overzichtspagina kun je de (sub)collecties gebruiken als filter.
Beheerpagina voor Collecties #
Let op: de beheerpagina voor Collecties is niet voor ieder gebruikersaccount (volledig) beschikbaar. Jouw gebruikersrol bepaalt of je deze pagina mag bekijken en/of je wijzigingen mag aanbrengen. Maak binnen jouw organisatie goede afspraken over welke accounts bepaalde bevoegdheden moeten hebben.
Je vindt de beheerpagina voor collecties links in het menu onder ‘Beheer’:
Een voorbeeld van een beheerpagina voor collecties:
Linksboven de lijst vind je een groot plusteken. Met deze knop kun je een nieuwe (sub)collectie aanmaken.
Rechtsboven in het scherm vind je een schuifknop waarmee je de weergave van subcollecties aan of uit kunt zetten.
Rechtsboven de lijst vind je de zoekbalk. Hiermee kun je in de lijst van (sub)collecties zoeken door een zoekopdracht in te typen.
Achter iedere collectienaam vind je drie knoppen:
- Met de eerste knop kun je een lijst van alle objecten binnen deze collectie openen.
- Met de tweede knop (het potlood) kun je wijzigingen aanbrengen aan de collectie. Er opent een bewerkingspagina waar je de naam van de collectie kunt wijzigen en subcollecties binnen de collectie kunt aanmaken.
- Met de derde knop (de prullenbak) kun je een collectie verwijderen. Je verwijdert daarmee niet de objecten die aan de collectie zijn toegevoegd. Deze knop is niet beschikbaar als er nog subcollecties binnen de collecties bestaan. De knop is in dat geval licht doorschijnend, zoals hierboven in het voorbeeld in de onderste rij zichtbaar is.