Interview met Carola van Dijk: “Audiovisueel materiaal gaat snel achteruit als je het niet netjes bewaard”

Carola van Dijk in de AV-studio voor de MWA Flashtransfer filmscanner (8mm en Super8mm) en de set-up om videobanden te scannen – foto: Carola van Dijk.

Sinds 1 september 2020 is Carola van Dijk in dienst bij het Gelders Archief als medewerker Collectiebeheer Audiovisueel. Daarnaast is ze als projectmedewerker actief voor het Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG); een project van het Gelders Archief dat voor de leden van de coöperatie Erfgoed Gelderland de nodige mogelijkheden op het gebied van audiovisuele collecties biedt. In gesprek met digitaal-erfgoed-coach Gelderland Tim Stapel stelt Carola zichzelf en AVAG voor.

Hoe ziet een dag in het leven van een collectiemedewerker bij het Gelders Archief er uit?
“Als medewerker Collectiebeheer Audiovisueel houd ik me bezig met acquisitie van audiovisuele collecties uit en over de provincie Gelderland. Hieronder vallen alle vormen van bewegend beeld en geluid, zoals klassieke filmspoelen en geluidsbanden, maar ook videobanden, DV-tapes en digital born materialen – maar geen foto’s. Eerste taak bij acquisitie hiervan is het regelen van de formele overdracht. Vervolgens komt het leukste stukje: de dozen opentrekken en kijken wat er allemaal in de collectie zit. Dat materiaal wordt in onze eigen AV-studio gedigitaliseerd en beschreven. Ten slotte wordt het in ons Collectiebeheersysteem opgenomen. Als het voldoet aan de voorwaarden voor openbaarheid wordt het gepubliceerd op de website van het Gelders Archief, en kan het door onze bezoekers gevonden worden.

Wat is AVAG en wie kan er terecht?
Daarnaast besteed ik een deel van mijn tijd aan Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG). AVAG is een project van het Gelders Archief dat door de provincie Gelderland wordt gefinancierd. De uitvoering van dit project is belegd bij het Gelders Archief, in samenwerking met Erfgoed Gelderland en haar ledenbestand. Doel van het project is tweeledig: allereerst ondersteunen we erfgoedorganisaties in de provincie Gelderland bij het beheren en ontsluiten van historisch Gelders bewegend beeld en geluid. Hiervoor bieden we onder andere een hoogwaardige digitaliseringsservice voor coöperatieleden, die 2 uur aan audiovisueel materiaal per jaar gratis kunnen laten scannen bij ons. Daarnaast zet AVAG in op advisering en kennisoverdracht voor kwalitatief goed AV-beheer in de provincie, door middel van bijvoorbeeld workshops en werkbezoeken. Door zo samen te werken wil AVAG een voorschot nemen op de komst van een landelijke toegang op AV-materiaal, waarin het Gelders erfgoed dan goed vindbaar is. Denk daarbij aan familie-, dorps- of bedrijfsfilms, documentaires of lokale tv- en radioarchieven.

We leveren deze diensten aan alle leden van de coöperatie Erfgoed Gelderland, ze zijn allemaal welkom. Instellingen met een eigen audiovisuele collectie, die hun materiaal goed willen beheren en conserveren, kunnen contact met ons opnemen via avag@geldersarchief.nl. Leden die van de mogelijkheid om te digitaliseren gebruik willen maken, kunnen dit formulier invullen.

Hoe kan zo’n ondersteuningstraject eruit zien?
Zodra bijvoorbeeld een historische vereniging of een museum contact met ons opneemt, denken we – afhankelijk van de vraag – mee over mogelijke verbeteringen. Dat kan gaan over de huidige situatie. Wat hebben jullie liggen aan audiovisueel materiaal? Hoe ligt dat nu opgeslagen? Na deze inventarisatie kunnen we bijvoorbeeld adviseren het materiaal anders of elders op te slaan. Idealiter bespreek je dit op locatie, zodat je gelijk de omstandigheden kunt beoordelen. Ik hoop zodra het weer mogelijk is dan ook werkbezoeken af te gaan leggen.

Naast advies bieden we elk lid van de coöperatie de mogelijkheid per jaar twee uur audiovisueel materiaal te laten digitaliseren. Het digitaliseren gebeurt bij ons op locatie. Nu is het vanwege de coronamaatregelen helaas niet mogelijk, maar vakkundige medewerkers kunnen ook zelf komen digitaliseren. Ze mogen dan gebruik maken van een scanapparaat voor 8 mm en Super 8 film, en van de set-ups voor digitaliseren van videoformaten en geluidsdragers. Wat kennis over het hanteren van de dragers en de apparatuur is handig, ik begeleid waar nodig.

Daarnaast digitaliseren we dus ook vóór de partner. De digitale bestanden worden aan het lid gegeven, het oorspronkelijk materiaal krijgen ze terug. Het materiaal wordt dus niet automatisch in het Gelders Archief opgenomen. In sommige gevallen kan het wenselijk zijn een audiovisuele collectie wél bij het Gelders Archief onder te brengen. Daarover ga ik dan graag met de collectiebeheerder in gesprek.

Waarom is het belangrijk dat het AVAG er is?
Er is geen aparte instantie binnen de provincie die de vinger aan de pols houdt, weet wat er ligt aan kwetsbaar audiovisueel materiaal. AVAG is de enige partij die dat in de gaten houdt voor het Gelders film- en geluidserfgoed. Audiovisueel materiaal gaat snel achteruit als je het niet correct bewaart en wegzet. Dat is zo zonde. Er is zoveel informatie uit te halen. Het is een bron voor onderzoek en een unieke manier om in contact te komen met het verleden. Als je het digitaal maakt, kun je daar heel veel mooie informatie uit halen. Met AVAG willen we inventariseren wat er allemaal aan audiovisuele collecties ligt, én helpen het materiaal zo goed mogelijk te bewaren en toegankelijk te maken.

Wat kan een collectiebeheerder al doen om de audiovisuele collectie beter te ontsluiten?

Inventariseer je collectie! Kijk goed wat je in huis hebt en maak daar een overzicht van. Hoeveel materiaal is het in uren, en in strekkende meters? Wat voor soort materiaal is het? Gaat het om video of film? Of, indien bekend, specifieker: is het bv. 8mm film of U-matic video? En hoe oud is het materiaal ongeveer? Het verzamelen van deze informatie helpt bepalen waar de prioriteiten voor bijvoorbeeld digitalisering, conservering en ontsluiting liggen. En het helpt een duidelijkere vraag aan AVAG te stellen.

Niet iedereen heeft beschikking over de benodigde middelen om audiovisueel materiaal goed te bewaren. Wat kan een collectiebeheerder doen om het materiaal toch zo goed mogelijk op te slaan?

Wil je audiovisueel materiaal echt goed bewaren? Dan moet het naar een voor film geklimatiseerde ruimte. Dat is niet voor elke video of film weggelegd. Maar als collectiebeheerder kun je een paar dingen doen om de levensduur van het materiaal te verlengen.

  • Leg het niet op de grond, maar in een kast.
  • Leg film plat, maar zet video rechtop.
  • Zorg voor een constante temperatuur (tussen 12-18 graden Celsius).
  • Plaats vochtvreters, die brengen de luchtvochtigheid naar beneden.

Dit zorgt er niet voor dat het materiaal voor altijd bewaard blijft, maar doe je dit, dan gaat het materiaal in ieder geval langer mee.”

Contact?
Leden die advies willen over het beheren, digitaliseren en ontsluiten van hun audiovisuele collecties kunnen contact opnemen met Carola via avag@geldersarchief.nl. Meer informatie vind je op de website https://www.geldersarchief.nl/diensten/audiovisueel-archief-gelderland.

Collage
links: close-up van onderdelen van de MWA Choice scanner voor diverse filmformaten – de camera en het transportsysteem voor de filmstrook – foto: Dewi Lenselink. Rechtsboven: voorbeelden van AV-formaten waar AVAG expertise over heeft (te weten vlnr CD, VHS, Mini Disc, 8mm film, U-matic, Mini DV-tape, 16mm film, geluidscassette, doosje voor 8mm film, geluidstape) – foto: Carola van Dijk. Rechtsonder: de MWA Choice scanner in beeld (geschikt voor 8mm, Super 8, 9,5mm, 16mm en 17,5mm) – foto: Dewi Lenselink.