Voucherregeling voor particuliere collecties

Van 1 februari tot en met 31 maart 2026 opent Erfgoed Gelderland een voucherregeling voor particuliere collecties. Het doel van deze regeling is om particuliere verzamelaars te ondersteunen bij het registreren, fotograferen en/of digitaliseren van hun erfgoedcollecties. Binnenkort kun je hier een aanvraag indienen voor een voucher.

Gelderland kent een grote diversiteit aan erfgoedcollecties die samen het verhaal vertellen van de provincie. Veel van dit erfgoed bevindt zich in particulier bezit, bij historische verenigingen of in kleine musea. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld collecties van kerkgenootschappen, historische interieurs, particuliere kunstcollecties, agrarische collecties van boerderijen en landgoederen of erfgoedcollecties van molens. Deze kleine collectiebeherende instellingen vormen een belangrijke schakel in het behoud en het uitdragen van de lokale geschiedenis, maar kampen vaak met beperkte middelen en uren. Door registratie, digitalisering en ontsluiting van deze particuliere collecties te stimuleren en te ondersteunen, blijft dit erfgoed duurzaam bewaard en toegankelijk voor toekomstige generaties.

Waarvoor kan de voucher gebruikt worden?

Om de eigenaren van particuliere collecties te ondersteunen bij het registreren, fotograferen en/of digitaliseren van hun collecties, wordt er in 2026 een voucherregeling geopend. Op deze manier kan dit waardevolle erfgoed voor de toekomst behouden blijven en beter zichtbaar gemaakt worden. Je kunt tussen 1 februari en 31 maart 2026 een voucher aanvragen voor maximaal €8.000,-. Met de voucher kunnen particuliere collectie-eigenaren (een deel van) hun collectie laten registreren, fotograferen of digitaliseren. De voucher mag niet aan eigen uren worden besteed, maar is specifiek bedoeld voor de financiering van externe inhuur (een bedrijf of ZZP’er) of voor de aanschaf of huur van specialistisch materiaal.

Voor wie is de voucherregeling?

Deze voucherregeling is bedoeld voor particuliere eigenaren van collecties. Daarmee bedoelen wij: individuele burgers, stichtingen, verenigingen, coöperaties of bedrijven. Denk daarbij aan eigenaren als een (klein, vrijwilligers- of privé-) museum, privé-verzamelaars, historische verenigingen, etc. Zowel leden als niet-leden van de coöperatie Erfgoed Gelderland kunnen een voucher aanvragen. Let op: geregistreerde musea kunnen geen aanvraag indienen voor deze voucherregeling.

Welke type voucher kan ik aanvragen?

Voor deze voucherregeling is in totaal €72.000 beschikbaar gesteld vanuit een subsidie van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. De vouchers hebben per aanvraag een maximale waarde van €8.000 (incl. btw). Er zijn drie activiteiten waarvoor de eigenaar een aanvraag kan doen. Je geeft jouw vouchertype door in het aanvraagformulier.

1. Het in kaart brengen van de collectie

Onder deze activiteit valt onder meer het beschrijven of onderzoek doen naar een (deel)collectie of (vergelijkbare) collecties (bijvoorbeeld ter bepaling van de positionering of waardering van de collectie). Ook het nummeren van de objecten in de (deel)collectie of het opnemen van alle collectieregistratiedata in een database, spreadsheet of collectieinformatiesysteem kan met dit vouchertype gefinancierd worden. De voucher kan gebruikt worden voor een combinatie van deze activiteiten.

Indien de eigenaar wil aansluiten op een bestaand platform of infrastructuur dient de collectiedata (deels) toegankelijk te zijn voor het publiek en dient deze in lijn te zijn met de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed 2025-2028 van Netwerk Digitaal Erfgoed. De eigenaar volgt als minimale eis de stappen in het Infoblad ‘Een verzameling inventariseren en registeren’ van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed.

2. Het in beeld brengen van de collectie

Het fotograferen, scannen of anderszins vastleggen op beeld van elk (individueel) geregistreerd object en/of document in een (deel)collectie. De foto’s worden gemaakt in ‘RAW’ formaat, waarbij de naam van het fotobestand het registratienummer is. De eigenaar volgt als minimale eis de stappen in het Infoblad ‘Fotograferen van objecten’ van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed.

NB: voor dit type voucher kan slechts worden gekozen als de collectie al in kaart gebracht is (volgens de stappen van vouchertype 1). De aanvrager kan er ook voor kiezen om een aanvraag te doen voor zowel het in kaart brengen van de collectie als het in beeld brengen ervan (een combinatie van vouchertype 1 en 2).

3. Het digitaliseren en ontsluiten van de collectie

Vouchertype 3 richt zich op het gereedmaken van (bestaande) (meta)data van een (deel)collectie in het kader van aansluiting bij (o.a.) collectienederland.nl. Data cleaning speelt daarbij een belangrijke rol.

Doel van deze activiteit is het geschikt maken van de metadata en objectfoto’s. Daarbij hoort ook het toevoegen van relevante ‘termen’ aan de data vanuit gestandaardiseerde terminologiebronnen (thesauri). De collectie-eigenaar sluit daarmee aan bij de (data/platform) Collectie Nederland van de RCE en/of waar mogelijk bij relevante thematische of regionale initiatieven.

Aansluitkosten bij dergelijke netwerken of ondersteuning bij het opstellen van een Informatieplan kunnen ook vanuit de voucher worden gefinancierd. Via de Datawerkplaats Gelderland kan ondersteuning worden geboden om de datakwaliteit te verbeteren.

Criteria en procedure

Tijdlijn

Aanvragen: Van 1 februari tot en met 31 maart 2026 kun je een aanvraag indienen voor een voucher via het aanvraagformulier.

Beoordelen: Het projectteam legt de ingestuurde aanvraag naast de criteria. Op basis daarvan wordt gekeken of de voucher wordt toegekend. Eind april maken we aan de aanvragers bekend of hun aanvraag wordt gehonoreerd. Let op: voldoen aan de criteria betekent niet automatisch dat de aanvraag wordt toegekend. Er is een beperkt bedrag beschikbaar dus het kan zijn dat niet alle aanvragen gehonoreerd kunnen worden.

Uitvoering: Als de complete aanvraag is toegekend en is doorgenomen met de adviseurs van Erfgoed Gelderland, dan krijg je bericht dat je 90% van het totaal aangevraagde bedrag zult ontvangen. Een medewerker van Erfgoed Gelderland neemt contact met je op in verband met het doorgeven van je bankgegevens.

Na de afronding van de verstrekte opdracht aan de derde partij of na de aankoop van specialistisch materiaal, ontvang je de resterende 10% van het voucherbedrag. Die afronding toon je aan bij Erfgoed Gelderland door ons een mail te sturen met een kopie van de factuur van de ingehuurde partij of een kopie van de aankoopbon van het aangekochte specialistische materiaal. De vouchergelden dienen uiterlijk 1 november 2026 te zijn besteed.

Verantwoording: Nadat het project is uitgevoerd, levert de eigenaar van de collectie een verslag (maximaal 2 A4’tjes), financieel overzicht, de factuur/bon en eventueel aanvullend beeldmateriaal aan Erfgoed Gelderland. Je dient uiterlijk op 1 december 2026 de benodigde documenten naar Erfgoed Gelderland te sturen.

Hulp bij het bepalen van een opdracht

Het is ook mogelijk om samen met de adviseurs van Erfgoed Gelderland te bepalen wat de ambities en doelstellingen zijn die de collectie-eigenaar wil bereiken. Heb je al wel een idee voor een opdracht maar wil je graag in contact gebracht worden met een een derde partij (bijvoorbeeld een zzp’er of bedrijf) die de opdracht voor jou kan uitvoeren? Neem dan contact met Marieke van Bommel (m.vanbommel@erfgoedgelderland.nl).

Erfgoed Gelderland houdt gedurende het proces contact met de eigenaren die aan de slag gaan middels de inzet van een voucher.

Criteria & procedure

Voor het aanvragen en besteden van de vouchers gelden voorwaarden. Je vindt alle criteria en de procedure voor de aanvraag in onderstaand document.

Criteria en procedure

Aanvragen

De eigenaar kan via een online formulier een voucher aanvragen. In het formulier vragen we naar:

Contactgegevens (van de aanvrager en de organisatie). Hier is ook ruimte om eventuele statuten van de organisatie toe te voegen. Zo krijgen we een goed beeld van de organisatie.
Een beknopte omschrijving van de particuliere collectie. Wat voor soort collectie heb je? Welk verhaal vertelt dit?
Een omschrijving van het projectplan waarvoor je de voucher wilt inzetten, met een tijdspad, begroting, plan van aanpak en indien beschikbaar eventueel al een offerte voor de opdracht. Ben je nog op zoek naar een ZZP’er om de opdracht uit te voeren? Dan is het voor aanvragers ook mogelijk om via Erfgoed Gelderland in contact te worden gebracht met een ZZP’er binnen ons netwerk om de opdracht uit te voeren.

Binnenkort kun je hier een voorbeeld downloaden van een projectplan. Die kun je invullen en meesturen bij jouw aanvraag.

Vanaf 1 februari vind je hier de link naar het aanvraagformulier.

De gegevens die je invult worden alleen gebruikt voor dit voucherproject en zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die aan dit project werken. Na afloop van dit project worden alle documenten en gegevens gearchiveerd.

Meer informatie

Wil je graag meer informatie over deze voucherregeling of heb je een specifieke vraag? Neem dan contact op met Marieke van Bommel (m.vanbommel@erfgoedgelderland.nl).

Over de voucherregeling
In 2025 is de Rijksdienst een subsidieregeling gestart waarmee particuliere en private eigenaren worden ondersteund bij het registreren en digitaliseren van hun collecties. Huis voor de Kunsten Limburg ontving subsidie in 2025 en ontwikkelde op basis hiervan een voucherregeling. Particuliere en private eigenaren konden een voucher aanvragen voor registratie en het digitaal toegankelijk maken van hun collectie. Na het succesvolle project door Huis voor de Kunsten Limburg, dat hiermee het Limburgs erfgoed beter wist vast te leggen, wil Erfgoed Gelderland deze aanpak voortzetten voor het particulier roerend erfgoed in Gelderland. Ook Erfgoedhuis Zuid-Holland biedt de voucherregeling aan voor particuliere collecties in Zuid-Holland.