CollectieGelderland: Overstap naar een nieuw collectieregistratiesysteem

Met het CollectieGelderland-netwerk werkt Erfgoed Gelderland aan het bruikbaar en zichtbaar maken van Gelderse erfgoedcollecties. Om erfgoedorganisaties hier nog beter bij te kunnen ondersteunen is Erfgoed Gelderland in het verleden gestart met een gezamenlijk collectieregistratiesysteem Memorix Maior. Erfgoed Gelderland stimuleert het netwerk om te werken volgens landelijke standaarden en richtlijnen, opgesteld door het Netwerk Digitaal Erfgoed. Memorix Maior sluit in haar huidige vorm niet langer aan op deze richtlijnen. Om die reden is in het voorjaar van 2025 een verkenning gestart naar een nieuw collectieregistratiesysteem dat hier wel aan voldoet. Onlangs is de keuze gemaakt om over te stappen op het nieuwe systeem Kleksi.

Waarom Kleksi?

In het voorjaar van 2025 heeft Erfgoed Gelderland een ophaalbijeenkomst georganiseerd waarbij gebruikers hun input konden geven over het huidige systeem Memorix Maior. Vervolgens zijn drie mogelijke nieuwe collectieregistratiesystemen uitgebreid bekeken en getest, samen met een klankbordgroep van huidige Memorix-gebruikers. De input van de ophaalbijeenkomst en de klankbordgroep is meegenomen in de uitvraag naar leveranciers en meegewogen in de uiteindelijke beslissing.

Onze keuze voor een nieuw collectieregistratiesysteem is gevallen op het systeem Kleksi van softwareleverancier Sofco. Dit systeem is opgebouwd volgens de richtlijnen van het Netwerk Digitaal Erfgoed en flexibel in te richten, wat betekent dat we beter tegemoet kunnen komen aan de benodigdheden van diverse organisaties en collecties. Bovendien werd dit systeem door de klankbordgroep als het meest gebruiksvriendelijk ervaren. 

Hoe wordt de overstap ingericht?

De overstap van Memorix Maior naar Kleksi zal in 2026 gaan plaatsvinden. Uiteraard zorgt Erfgoed Gelderland voor uitgebreide ondersteuning tijdens dit traject. Afspraken over de planning voor de implementatie, trainingen en migraties worden nog gemaakt. Op 23 januari 2026 organiseren we een informatiebijeenkomst voor alle Memorix-gebruikers, waarin we hier meer informatie over kunnen geven en er gelegenheid is om vragen te stellen. Daarvoor ontvangen alle Memorix-gebruikers nog een aparte uitnodiging. Wil je hierbij aanwezig zijn? Noteer deze datum alvast in je agenda. Uiteraard zorgen we er tegen die tijd ook voor dat deze informatie gedeeld wordt met Memorix-gebruikers die niet bij deze bijeenkomst aanwezig kunnen zijn. 

Zijn er in de tussentijd alvast vragen? Dan kun je daarvoor terecht bij Lotte Savelsberg via l.savelsberg@erfgoedgelderland.nl.