CollectieGelderland in een notendop

Door: Arno Stam

CollectieGelderland in een notendop. Dat moet, want de site bestaat al 18 jaar en heeft van alles meegemaakt. Daar komt nog bij dat ik niet zomaar bij de lancering van de eerste site in 2001 kan beginnen. Het feitelijke begin ligt daarvoor. Voor een site heb je metadata nodig, gegevens die uit een geautomatiseerd bestand komen. En gedigitaliseerde afbeeldingen. Dat komt niet uit het heelal vallen. Dat had wat tijd nodig, beter gezegd: jaren van noeste arbeid. Niet van mij, maar van u, beheerders van het erfgoed.

Toen ik begon, in 1985, kreeg ik regelmatig te horen: ‘Kan Stam een tijdje bij ons komen om de collectie te registreren?’ Ik geef de vragende partij als antwoord dat het GOC, de voorganger van Erfgoed Gelderland, er dan een hele bos Stammetjes op na moet gaan houden om iedereen tevreden te stellen. De oplossing is vertellen wat de mogelijkheden zijn, welk gereedschap er is, voorbeelden geven en mensen op weg helpen. Ik maak kennis met veel instellingen, zie hoe op de ene plek prachtige rijen met dossierkasten vol kaarten met gegevens over de collectie staan. Op de andere plek zit de informatie alleen ‘in het hoofd’ van de beheerder, wachtend op de komst van de ultieme beschrijvingskaart. Een kaart ja, want de computer met zijn mogelijkheden deed nog maar schoorvoetend zijn intrede. De beslissers,  directeuren en bestuursleden, zijn doorgaans wat ouder en lang niet altijd te porren voor die nieuwe ontwikkelingen. Of ze willen wachten totdat het allemaal een stuk goedkoper wordt. Ik zie de collecties die in depot staan, veel omvangrijker dan wat je als bezoeker voorgeschoteld krijgt.  Mijn drijfveer is om zoveel mogelijk gegevens zichtbaar te maken. Welbeschouwd is het overgrote deel van al die schatten met gemeenschapsgeld betaald. Dus, laat het zien, waar het kan.

Ik knutsel een drietrapsraket in elkaar: advies uitbrengen, cursussen geven en projecten draaien. Advies over standaard beschrijvingskaarten, als opstapje richting automatisering. Voorbeelden doorspreken. Dat  kwaliteitsverbetering van je data niet altijd goed uitpakt. Over de conservator die wat opgewonden raakte toen hij zag dat er crematieresten van Romeinse keizer X in de collectie lagen. Dat kan toch niet waar zijn? De registrator had met de beste bedoelingen in de beschrijving ‘as van keizer X’ het woord ‘as’ vervangen door het mooiere ‘crematieresten’. Wist hij veel dat een as een Romeinse munt is. En tsja, wie had er in die tijd een foto bij élk object? Niemand. Áls er al foto’s waren dan was het in zwart/wit. Kleurenfoto’s, dat was een beetje ordinair en inderdaad, na een paar jaar lagen ze er verkleurd bij.

De tweede trap: cursussen geven. Boy Wander van het Nederlands Openluchtmuseum had een mooie aanzet gegeven, ik bouwde dat uit. De weg wijzen naar voorbeelden, Mardoc, Chenhall, het Voorbeeldenboek, de komst van de AAT – de Art and Architecture Thesaurus. Cursussen met opdrachten. ‘Beste cursist, u hebt een prachtige beschrijving gemaakt van een heuse tank. En, ach gut, hij is maar 15 centimeter breed en 10 centimeter hoog? Aha, u maakte een beschrijving van een fóto van een tank’. Zo, weer wat inzicht bijgebracht.

De derde trap van m’n raket: projecten. In 1989 startte het PC Museumproject van de Nederlandse Museumvereniging. In die periode zijn de bijeenkomsten van de Groep Automatisering Museale Collecties van belang. De coördinatie van de regio Oost, van Hilversum tot Hardenberg en van Kampen tot Nijmegen mag ik doen, samen met Lia de Ceuninck van de Hannema de Stuers Fundatie. Door de input vanuit  organisaties en leveranciers, maar vooral dankzij de bezielende ijver van Jan van de Voort en zijn afdeling automatiseringsadviezen van het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie (het RKD) blijven instellingen in deze regio goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rond automatisering, collectieregistratie en kosten van hard- en software. Het lijkt nu onvoorstelbaar, maar pas in datzelfde jaar, 1989, werd het world wide web geïntroduceerd. Terwijl mijn drietrapsraket zonder officiële lancering zijn rondjes draait, werken de musea hard.

Van kaartenbak naar programma’s als Q&A, imc-Modules, Tinman, Admuse. In 1994 werd de eerste landelijke syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie van het LCM gepubliceerd. In 1998 laat Chanou Stolk in haar rapport ‘De puntjes op de i’ zien dat er bij de conversie van kaartenbak naar computerprogramma heel wat mis kan gaan. Het toont aan hoe onmetelijk rijk het menselijk brein is door voor één en hetzelfde, bijvoorbeeld de naam van een bruikleengever, tientallen verschillende notaties te componeren. In 1998 wordt ook het zoekprogramma Google geïntroduceerd.

En op 11 december 1998 zit ik aan tafel bij Computron Nijmegen BV. Een oriënterend gesprek over de presentatie van collectiegegevens op internet. Museummensen Walter Lodewijk uit Harderwijk, Peter Schipper uit Tiel en Henk Schoon uit Zaltbommel heb ik meegenomen. Een offerte volgt, veel geld, ingewikkelde conversieslagen. Maar het smaakt naar meer. In 1999 schrijven we een projectaanvraag voor een gezamenlijke website. De stadsmusea uit de drie Gelderse kwartieren die qua automatisering en digitalisering al een eind op streek zijn, Harderwijk, Zevenaar, Tiel, Culemborg en Zaltbommel doen mee. We vinden externe financiering en krijgen een fraaie bijdrage van de provincie.

De wens van de provincie was destijds: één website waarop alles te vinden is, ook informatie over de collecties. Een oplossing die technisch, organisatorisch en financieel lastig uitvoerbaar is. De eerste werkgroepsvergadering is op 15 juni 2000 in Stadsmuseum Harderwijk, de feitelijke oprichtingsvergadering van wat nu CollectieGelderland is, mét verslag. In dat jaar komt Wim Adriaans van het museum in Culemborg met een naam voor de site: IGEM, Internet Gelderse Musea. Er wordt een convenant gemaakt dat door de vijf musea en het GOC wordt getekend en beklonken met een goed glas wijn, geserveerd door directeur Jacobus Trijsburg tijdens de 7e vergadering op 6 maart 2001 in Zutphen. Vier keer per jaar een bijeenkomst en een jaarlijkse bijdrage van de partners. Dat spraken we af. Die bijeenkomsten zijn cruciaal om het contact met elkaar te houden, wensen en ontwikkelingen te delen. We spreken ook af dat we drie jaar de tijd nemen voor het project, daarna zouden we – als het goed beviel – overgaan in het proces. We vragen alvast domeinnamen aan: IGEM.nl en IGEM.museum, want .museum, dat zou de norm worden.

Uiteindelijk gaan we in 2001 van start met een eenvoudige website en een gezamenlijke database van Adlib Information Systems waarin de eerste vijf partners een kopie van hun eigen data kunnen plaatsen. Die data worden vervolgens gesynchroniseerd naar RijnWaalWeb, de Gelderse website waar alles over erfgoed te vinden is. De formule is: starten met een paar topstukken, én objecten uit vaste opstelling of depot. Zorgvuldig geregistreerd aan de hand van de net gereedgekomen lijsten van de Nederlandse AAT (Art and Architecture Thesaurus). Chanou Stolk maakt handleidingen voor de musea, stagiaire Angelique Bruil corrigeert records, conform die AAT. We beginnen met de eerste lijst die klaar is: wapens en munitie. In de musea zijn de medewerkers zelf aan zet. Een voorbeeld, het Liemers Museum. Ariël Wienk en Ingrid Mens stoppen er veel energie in. Een testdocument met 75 records wordt naar Jan van de Voort en Annette Gaalman van het AAT-bureau bij het RKD gestuurd. Zij geven advies met opmerkingen als: ‘deze term staat nog niet in de AAT, wordt toegevoegd, laten staan!’

Tijdens de Contactdag van zaterdag 17 november 2001 in Nijmegen wordt IGEM officieel in omloop gebracht. Gedeputeerde Esmeijer drukt op de knop. De eerste website van verzamelde data uit een Nederlandse provincie is gelanceerd. Dat heette in die jaren trouwens een ‘launch’, zoals je ziet, de Nederlandse taal wint soms terrein. De bezoeker van de website krijgt een idee wat er in de musea te zien is én wat zich in het depot bevindt. We zorgen voor regelmatige updates, vanuit de eigen databases. Actualiteit  verzekerd en géén dubbel werk. In dat jaar, 2001, heeft trouwens ongeveer een derde van de Gelderse musea een eigen website. Een jaar later zitten er ‘al ‘1421 records in de gezamenlijke database. De aloude fotografische beschrijving van het object is achterhaald door het combineren van metadata met een digitale afbeelding. Niet langer een zuiver administratieve notatie van gegevens, het gaat er nu ook om een aantrekkelijke beschrijving te leveren voor het virtuele publiek. Werk, veel werk. Werk achter de schermen, letterlijk, maar dankzij internet wordt het beloond: je kunt iedereen laten zien wat je hebt gedaan. Dat is het geheime wapen waarmee ik instellingen stimuleer om mee te doen. De provincie stimuleert ook, met een kortingsregeling waardoor in één klap een groep musea overstapt naar standaardprogrammatuur, Adlib en The Museum System.

In 2003 wordt  Marieke de Jongh projectmedewerker voor IGEM. Deskundigen voegen inhoudelijke informatie toe, door de gegevens op internet te checken. Het toenmalige Legermuseum in Leiden geeft advies. Hans Timmerman van de Gelderland Bibliotheek en zijn broer, beiden met uitgebreide kennis over de Tweede Wereldoorlog, sturen een waarschuwing. Dankzij hun deskundige blik op de internetfoto’s kan ik een museum waarschuwen: ze hebben een mortiergranaat in hun collectie die op scherp staat. De toenmalige Explosieven Opruimingsdienst is er op af gestuurd. Een aansprekend voorbeeld van wat je allemaal kunt bereiken – en voorkomen – dankzij presentie op internet. In 2004 volgt de tweede lift-off, van de geheel vernieuwde website, de zeegroene. De rubriek Object van de maand wordt gepubliceerd, het filmpje ‘Het depot in’ voorbereid, een vakfotograaf reist rond om betere foto’s bij de musea te maken.

Een jaar later, in 2005, neemt Bibi Bodegom het stokje over, met toen 13 partners. Er was terughoudendheid bij erfgoedinstellingen: ‘als ik mijn data op internet zet, komt er minder bezoek’ en ‘als ik mijn afbeeldingen op internet zet, wordt het gejat’. Ervaring en onderzoek leert dat fysiek bezoek juist toeneemt en het onrechtmatig gebruik van plaatjes voorkomen we door een technische truc. ‘Moeten we er niet eens mee stoppen?’ en ‘Is dit wel iets wat bij ons thuishoort?’ zijn vragen uit de eigen organisatie. We weten dat de gebruiker enthousiast is, dat blijkt wel uit de vele e-mails die binnenstromen. Bibi gaat als volleerd targetjager achter de data aan, mij rest wat diplomatiek handwerk en overtuigingskracht. De partners gaan verder met hun noeste arbeid. Soms weet een registrator echt niet hoe je iets moet noemen. Een superklein tangetje? Weet je wat, ik noem het een muizenverlostang. We wijzen de weg naar terminologiebronnen en werken met elkaar aan kwalitatieve kwantiteit. Het handige MOVE-invulboek verschijnt, we verbreden ons werkterrein naar alle erfgoedinstellingen en kiezen daarom voor een nieuwe URL, collectiegelderland. We leveren de verzamelde data door aan de landelijke Cultuurwijzer.

In 2006 zitten er meer dan 20.000 objecten in de database en nemen 18 instellingen deel. Dat betekent veel werk, nog meer plezier en taart-momenten. Een gewoonte die navolging kreeg, bijvoorbeeld bij partner Geldersch Landschap en Kasteelen. Als er weer 500 objecten voor CollectieGelderland zijn aangeleverd komt er voor iedereen zelfgebakken taart op tafel. Collega Lucas Veeger  levert Museumtools, instrumenten met veel stuwkracht, waarmee we kwalitatief en kwantitatief naar collecties kunnen kijken. Registratiegraad, automatiseringsgraad, digitaliseringsgraad en deelcollecties benoemen via het Museum Inventarisatieproject dat Lucas aanvoert. Registratieplannen en informatieplannen: ze maken voor directies en besturen – en voor ons – duidelijk waar achterstanden zitten en waar kansen liggen. Voortdurend kunnen we nieuwe leden begroeten, meer en meer data worden toegevoegd.

In 2009 lanceren we de geheel nieuwe website van CollectieGelderland, de derde, ontwikkeld door ab-c media  en later dat jaar volgt een bekroning in de vorm van de Geschiedenis Online Prijs. Vijf jaar later volgt in november 2014 de lancering van de vierde editie. Er wordt nu ook data opgehaald uit andere bronnen – harvest – waardoor die informatie beter vindbaar wordt. De belangstelling voor CollectieGelderland blijft groeien, meer virtueel bezoek en verzoeken om materiaal van de site te mogen gebruiken, voor televisieprogramma’s, publicaties en onderzoek. De data wordt doorgezet naar CollectieNederland en vandaar naar Europeana. De eerste virtuele musea zien het levenslicht.

Eerst registreren dan digitaliseren, dan innoveren. Het project Beleef mijn Gelderland is daarvan een lichtend voorbeeld. Wat later dient zich Digitaal Tafelen voor musea in de gemeente Ede aan, gevolgd door het project Innovatie Musea Ede. De stevige basis onder die laatste projecten zijn de verhalensite van het Gemeentearchief Ede en de informatie over Ede opgehaald uit CollectieGelderland.

In 2014 besluit Bibi Bodegom om haar eigen bedrijf te starten. Voor Erfgoed Gelderland blijft ze allerlei opdrachten uitvoeren, er zijn dan inmiddels meer dan 50 partners.

In 2017 ontvouwt de Provincie Gelderland plannen voor digitalisering bij erfgoedinstellingen. We hebben al een tijdje wensen met panklare oplossingen klaarliggen en CollectieGelderland gaat daarmee een nieuwe fase in. In 2017 starten Michelle van Lanschot en Wouter Daemen voor CollectieGelderland. Samen met Henriette Kosse, Darinka Thijs en Tim Stapel is er een dream team. Michelle en Wouter werken keihard aan de nieuwe structuur en, zoals dat kan lopen, spat de droom enigszins uiteen: ‘Arnhem, Arnhem, we’ve got a problem..’: Michelle eclipseert naar Utrecht, Wouter naar Limburg, ze gaan van daaruit waarnemen wat er met CollectieGelderland gebeurt. Tim coördineert nu, Dirk Janse is net benoemd en ook Bibi is betrokken bij het huidige traject, met de focus nu op kwaliteitsverbetering. De nieuwe technische infrastructuur wordt zo toegelicht, de nieuwe website gelanceerd. Wat onder de motorkap zit, in Memorix, biedt veel kansen. Voortaan kunnen leden van de coöperatie Erfgoed Gelderland die lid zijn van CollectieGelderland op elke locatie inloggen, data invoeren en direct zichtbaar maken op de website. Die werkt met kunstmatige intelligentie en een visuele verkenner. Via beeldherkenning worden trefwoorden automatisch toegekend. De fotografische beschrijving van toen is nu het genereren van trefwoorden dankzij de kennis die we met z’n allen de computer hebben bijgebracht.

Moet dat nu allemaal? Kun je niet volstaan met het laten zien van wat topstukken? Ja, dat kan, maar dan ben je bezig met een herhaling van zetten en laat je niet zien wat, bijvoorbeeld, in de depots van instellingen ligt of in de databases van historische verenigingen. Niet allemaal interessant voor iedereen, maar wel voor de onderzoeker, de liefhebber, de verzamelaar, de inwoner van Gelderland. Holland op z’n breedst, zou Victor de Stuers kunnen zeggen. Vergeet niet dat mensen juist behoefte hebben aan informatie over hun eigen stad, hun dorp, hun straat. Hoe was het toen, met het huis waarin we nu wonen? Is het dan een soort omgevallen boekenkast? Nee, dankzij duidelijke en slimme filters in CollectieGelderland kun je snel bij datgene komen waarnaar jij op zoek bent. Dankzij internet hebben we nu de virtuele ruimte om heel veel te laten zien, áls je het wilt zien. Niet alleen veelgevraagde topstukken, maar ook al die dingen waar je misschien nou net naar op zoek bent, de befaamde long tail van internet.

Als je niet weet wat er is, kun je ook niet goed en doordacht afstoten of je verzamelbeleid aanscherpen. CollectieGelderland is een Gelderse bron. Ik weet zeker dat die niet opdroogt en dat de coöperatie Erfgoed Gelderland met vele partners enthousiast aan de slag gaat om samen verleden toekomst te geven. En om samen in 2021 een mooi twintigjarig jubileum te vieren, met taart. De  spanning stijgt, omdat deze dag  voor mij ook een soort van lancering is, ins Blaue hinein.  Arnostronaut Stam is er klaar voor…      Dank jullie wel!