Serie schadefactoren – Deel 7

Binnen het vakgebied beheer en behoud kennen we tien schadefactoren: fysieke krachten, diefstal en vandalisme, brand, water, ongedierte en schimmels, verontreiniging, licht en straling, verkeerde temperatuur, verkeerde luchtvochtigheid en informatieverlies. Alle risico’s op schade in de erfgoedsector zijn onder deze tien schadefactoren te verdelen. Preventieve conservering is erop gericht om deze schadefactoren te voorkomenIn een serie behandelen we telkens een van deze schadefactoren

Deel 7: Informatieverlies – door: Jurian van Aerssen

Veel erfgoedbeherende instellingen zijn tegenwoordig bezig met het digitaliseren van hun collectie. Door het digitaliseren van een collectie wordt deze toegankelijk voor een heel groot publiek. Ook het deel dat in depot staat opgeborgen. Tevens krijg je meer inzicht in de collectie. Tijdens het proces van digitaliseren blijkt soms dat niet alles op de plek staat waar het hoort te staan. Of het is zelfs helemaal verdwenen.
Informatieverlies vindt plaats wanneer een object verloren gaat of informatie die aan het object verbonden is, niet meer te achterhalen is. Bij informatieverlies gaat het over rechtelijke, intellectuele of de culturele informatie die verloren gaat. Een andere benaming voor informatieverlies is dissociatie.

Objecten worden over het algemeen fysiek genummerd. Het komt wel eens voor dat je nummers tegenkomt waarvan je niet weet wat boven of onder is, neem bijvoorbeeld het getal ‘99’ omgekeerd staat er ‘66’, maar hoe weet je nu welke goed is? Een medewerker kan dit over het hoofd zien en het object per ongeluk op een verkeerde standplaats terugzetten. Een oplossing hiervoor is een punt zetten achter de cijfers. Zo weet je altijd waar je moet beginnen met lezen. Objectnummers die op stickers zijn aangebracht en op de objecten worden gekleefd, laten vaak na verloop van tijd los. Ook op deze manier kan er informatieverlies ontstaan. Nummer objecten het liefst zo veel mogelijk fysiek op een onopvallende plaats. Als dit niet mogelijk is, gebruik dan een zuurvrij kartonnen draadetiket.

Een ander voorbeeld is een handgeschreven tekst die niet meer leesbaar is. Dit kan komen door het verval van de inkt of het papier of het doktershandschrift van een medewerker. Als teksten niet meer te ontcijferen zijn, is er sprake van informatieverlies. Daarom is het belangrijk dat er zorgvuldig wordt gewerkt, zodat volgende generaties gebruik kunnen blijven maken van deze informatie.

Het digitaliseren van al onze collecties helpt helaas niet alle problemen van informatieverlies uit de weg. Het overzetten van bestanden naar een ander programma en het crashen van een computer met alle gegevens zijn enkele voorbeelden van problematiek bij digitaal collectiebeheer. Maak altijd een back-up om informatieverlies te voorkomen.

Wat doen wij?
Erfgoed Gelderland biedt een Behoud en Beheer cursus aan. Tijdens deze cursus wordt onder andere behandeld hoe je preventief kan optreden tegen de ‘schade’ informatieverlies. Of contacteer uw museumconsulent op het gebied van behoud en beheer en maak een risicoanalyse om deze schadefactor te voorkomen.

Foto: een goed voorbeeld van verouderde technologie, de floppydisk